Title: Betriebsvereinbarung über die Erfassung der Arbeitszeit
Author: irot Time

Muster ohne Gewähr
Dies ist ein unverbindliches Muster. Es ist keine Rechtsberatung und keine auf einen bestimmten Betrieb zugeschnittene Empfehlung. Ob es zu Ihrem Betrieb passt, hängt von Umständen ab, die wir nicht kennen – von der Größe über die Branche bis zu bestehenden Tarifverträgen.
Lassen Sie den Text vor der Unterschrift prüfen: von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt, vom Arbeitgeberverband oder von der Gewerkschaft. Alle mit [ ] markierten Stellen müssen Sie selbst ausfüllen – ein Muster, das überall ohne Änderung passt, gibt es nicht.
Stand: 25. September 2026

Betriebsvereinbarung über die Erfassung der Arbeitszeit
zwischen [Firma, Rechtsform, Anschrift] – nachfolgend „Arbeitgeber" –
und dem Betriebsrat des Betriebs [Bezeichnung], vertreten durch [Name, Vorsitz] – nachfolgend „Betriebsrat" –
Präambel
Arbeitgeber und Betriebsrat sind sich einig, dass die Arbeitszeit der Beschäftigten vollständig und richtig erfasst wird. Die Pflicht dazu folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21) sowie aus § 16 Abs. 2 ArbZG.
Die Einführung und Anwendung des dafür eingesetzten technischen Systems unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Diese Vereinbarung regelt, wie erfasst wird, welche Daten dabei entstehen, wer sie sehen darf und wann sie gelöscht werden. Sie stellt zugleich sicher, dass die Erfassung nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle dient (§ 75 Abs. 2 BetrVG).
§ 1 Geltungsbereich [ANPASSEN]
(1) Räumlich: [Betrieb / Betriebsstätten / Gemeinschaftsbetrieb]
(2) Persönlich: alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 1 BetrVG. Nicht erfasst sind leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG. [Regeln, ob Auszubildende, Aushilfen, Leiharbeitnehmer und Praktikanten einbezogen sind.]
(3) Sachlich: die Erfassung der Arbeitszeit mit dem in § 2 genannten System.
§ 2 Gegenstand und eingesetztes System [ANPASSEN]
(1) Eingesetzt wird [Produktname, Hersteller, Version].
(2) Betriebsform: [im eigenen Rechenzentrum / als Dienst beim Anbieter]. Im zweiten Fall: Ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO liegt vor und ist als Anlage beigefügt.
(3) Erfassungswege: [Terminal am Eingang / Chipkarte / Smartphone / Browser]
(4) Die Änderung des Systems oder die Aktivierung weiterer Funktionen, die personenbezogene Daten verarbeiten, bedarf der vorherigen Zustimmung des Betriebsrats. Das gilt auch für Funktionen, die der Anbieter im Rahmen einer Aktualisierung hinzufügt.
§ 3 Erfasste Daten [ANPASSEN]
(1) Erfasst werden ausschließlich:
– Name, Personalnummer, Organisationseinheit
– Beginn und Ende der Arbeitszeit
– Beginn und Ende der Pausen
– Art der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit ohne Diagnose, Freistellung, Fortbildung)
– Zeitpunkt, Urheber und Begründung von Korrekturen
(2) Nicht erfasst werden insbesondere: Standort- und Bewegungsdaten, biometrische Daten, Inhalte der Tätigkeit, Bildschirm-, Anwendungs- oder Tastaturdaten, Daten aus Telefonie, E-Mail oder Kalender.
§ 4 Zweckbindung
(1) Die Daten werden ausschließlich verwendet für:
– die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten
– die Entgeltabrechnung
– die Verwaltung von Arbeitszeitkonten, Urlaub und Abwesenheiten
– die Einhaltung von Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten
– die Erfüllung von Auskunftspflichten gegenüber Behörden
(2) Eine Verwendung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ist ausgeschlossen. [Falls für Verdachtsfälle eine Ausnahme gewünscht ist, muss sie hier ausdrücklich und eng geregelt werden – einschließlich der Beteiligung des Betriebsrats. Die Zulässigkeit solcher Klauseln ist umstritten; hierzu bitte Rechtsrat einholen.]
(3) Automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO finden nicht statt.
§ 5 Zugriffsberechtigungen [ANPASSEN]
(1) Zugriff erhalten ausschließlich:
Beschäftigte: die eigenen Daten, jederzeit
Vorgesetzte: Zeiten und Abwesenheiten der Beschäftigten des eigenen Bereichs [Bereich benennen]
Personalabteilung: [Umfang benennen]
Entgeltabrechnung: die für die Abrechnung erforderlichen Daten
Administration: technischer Zugriff ohne fachliche Auswertung, jeder Zugriff protokolliert
Betriebsrat: Einsicht im Rahmen des § 80 Abs. 2 BetrVG, ohne Genehmigungsrechte
(2) Das Berechtigungskonzept ist als Anlage beigefügt und wird bei Änderungen fortgeschrieben.
§ 6 Korrekturen
(1) Nachträgliche Änderungen erfasster Zeiten sind nur mit Begründung zulässig.
(2) Jede Änderung wird mit Zeitpunkt, Urheber und Begründung protokolliert; die ursprüngliche Buchung bleibt erkennbar.
(3) Beschäftigte werden über Änderungen an ihren Daten unterrichtet.
§ 7 Aufbewahrung und Löschung [ANPASSEN]
(1) Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG: mindestens zwei Jahre.
(2) Soweit die Daten zugleich Lohnunterlagen sind, gelten die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen. [Konkrete Fristen des Betriebs eintragen.]
(3) Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. [Verfahren und Turnus beschreiben.]
(4) Protokolldaten nach § 5 und § 6: [Frist eintragen.]
§ 8 Rechte der Beschäftigten
(1) Beschäftigte können ihre eigenen Daten jederzeit einsehen.
(2) Vor der Inbetriebnahme werden die Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO darüber unterrichtet, welche Daten erfasst werden, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange sie gespeichert bleiben und welche Rechte ihnen zustehen. Die Unterrichtung erfolgt in Textform.
(3) Die Rechte aus Art. 15 bis 18 DSGVO bleiben unberührt.
(4) Beschwerden können an den Betriebsrat und an [Datenschutzbeauftragte/r, Kontakt] gerichtet werden.
§ 9 Auswertungen [ANPASSEN]
(1) Regelmäßig erstellt werden ausschließlich: [abschließend aufzählen, z. B. monatliche Summen je Beschäftigtem, anonymisierte Kennzahlen je Abteilung]
(2) Weitere Auswertungen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Betriebsrats.
(3) Personenbezogene Auswertungen zum Zweck des Leistungsvergleichs zwischen Beschäftigten finden nicht statt.
§ 10 Technische und organisatorische Maßnahmen
(1) Der Arbeitgeber trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Maßnahmen, insbesondere Zugriffsschutz, Verschlüsselung der Übertragung, ein dokumentiertes Berechtigungskonzept und die Protokollierung administrativer Zugriffe. Die Maßnahmen sind als Anlage beigefügt.
§ 11 Datenschutzrechtliche Einordnung
(1) Die Erfassung und die Aufbewahrung der Arbeitszeit stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 16 Abs. 2 ArbZG und § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; die Verwendung für die Entgeltabrechnung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
(2) Diese Vereinbarung ist eine Kollektivvereinbarung im Sinne des Art. 88 Abs. 1 DSGVO. Sie kann Datenverarbeitungen nur regeln, soweit diese nach der DSGVO ohnehin zulässig sind. Die Vorgaben der Art. 5, 6 und 9 DSGVO dürfen durch eine Betriebsvereinbarung nicht unterschritten werden, und die Vereinbarung unterliegt in vollem Umfang der gerichtlichen Kontrolle (EuGH, Urteil vom 19.12.2024 – C-65/23; im Anschluss BAG, Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21).
(3) Art. 88 Abs. 2 DSGVO verlangt zusätzlich angemessene und besondere Maßnahmen zur Wahrung der Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der Beschäftigten.
(4) [Prüfen: Bei systematischer Erfassung kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein. Ob das hier der Fall ist, ist im Einzelfall zu beurteilen.]
Hinweis: Ältere Muster gehen oft davon aus, eine Betriebsvereinbarung könne Datenverarbeitungen erlauben, die sonst unzulässig wären. Das trifft seit dieser Entscheidung nicht mehr zu. Prüfen Sie jede Regelung zusätzlich daran, ob die Verarbeitung erforderlich ist – und stützen Sie die Verarbeitung nicht auf die Vereinbarung selbst.
§ 12 Inkrafttreten, Laufzeit, Kündigung [ANPASSEN]
(1) Diese Vereinbarung tritt am [Datum] in Kraft.
(2) Sie kann mit einer Frist von [drei] Monaten zum Monatsende gekündigt werden.
(3) [Regeln, ob die Nachwirkung nach § 77 Abs. 6 BetrVG gewollt ist oder ausgeschlossen wird.]
(4) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, verpflichten sich die Betriebsparteien, sie unverzüglich durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem verfolgten Zweck möglichst nahekommt.
[Ort], den [Datum]
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Für den Arbeitgeber          Für den Betriebsrat
Quellen: § 87 Abs. 1 Nr. 6, § 75 Abs. 2, § 77 Abs. 6, § 80 Abs. 2, § 5 BetrVG; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; § 16 Abs. 2 ArbZG; Art. 5, 6, 9, 13, 15–18, 22, 28, 32, 35, 88 DSGVO; BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21; EuGH, Urteil vom 19.12.2024 – C-65/23; BAG, Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21. Stand: 25. September 2026. Dieses Muster ersetzt keine Rechtsberatung.