Zeiterfassung und Betriebsrat: Mitbestimmung nach § 87 BetrVG

Kurz gesagt: Ob die Arbeitszeit erfasst wird, schreibt das Gesetz vor – darüber bestimmt der Betriebsrat nicht mit. Wie sie erfasst wird, also mit welchem technischen System und nach welchen Regeln, unterliegt dagegen der Mitbestimmung.

Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat

Im Verfahren, das 2022 zur Zeiterfassungspflicht führte, hatte ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung verlangt. Das Bundesarbeitsgericht (1 ABR 22/21) stellte fest, dass der Arbeitgeber ohnehin zur Erfassung verpflichtet ist – ein Initiativrecht des Betriebsrats für das Ob besteht daher nicht.

Wo der Betriebsrat mitbestimmt

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Eine elektronische Zeiterfassung fällt darunter. In der Praxis wird das in einer Betriebsvereinbarung geregelt.

Oft kommt § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG dazu – Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen. Wer Gleitzeit, Toleranzen beim Kommen oder feste Pausen festlegt, regelt die Lage der Arbeitszeit mit. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG). Damit der Betriebsrat verhandeln kann, muss der Arbeitgeber ihn rechtzeitig und umfassend unterrichten (§ 80 Abs. 2 BetrVG).

Sieben Fragen an jedes System – und die Antworten von irot Time

Vor der Zustimmung sollte jede dieser Fragen beantwortet sein – schriftlich und so, dass sie sich in die Betriebsvereinbarung übernehmen lässt.

Welche Daten werden erfasst? Kommen, Pausen und Gehen sowie Abwesenheiten. Arbeitet der Betrieb mit dem Modul Projekte, zusätzlich, worauf Mitarbeiter ihre Zeit selbst buchen. Keine Standorte, keine Bildschirm-, Tastatur- oder Tätigkeitsdaten.
Wer sieht was? Mitarbeiter sehen nur sich selbst. Vorgesetzte und Teamleitung sehen Zeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter und entscheiden Anträge. Personalakten und Lohndaten sieht nur die Verwaltung. Der Betriebsrat hat eine eigene Rolle mit Einsicht, ohne Genehmigungsrechte.
Wie wird korrigiert? Mitarbeiter beantragen eine Korrektur mit Begründung, die Führung entscheidet, eigene Anträge genehmigt niemand. Fehlende Stempel ergänzt die Verwaltung mit Begründung. Änderungen stehen im Änderungsprotokoll, das der Betriebsrat einsehen und exportieren kann.
Welche Auswertungen gibt es? Siehe den nächsten Abschnitt – dort steht auch, worüber Sie verhandeln sollten.
Welche Regeln rechnet das System? Toleranz und Rundung beim Kommen und Gehen sind aus, bis der Betrieb sie einschaltet. Die gestempelte Zeit bleibt unverändert, das Arbeitszeitgesetz prüft immer mit ihr, und jede Änderung der Regeln steht im Änderungsprotokoll. Der Betriebsrat kann die Regeln einsehen.
Wie lange bleiben die Daten? Für jede Datenart ist eine Aufbewahrungsfrist mit Rechtsgrundlage hinterlegt. Ist sie abgelaufen, zeigt irot Time das an, und die Verwaltung anonymisiert die Daten.
Wohin fließen die Daten? In eine eigene Instanz des Betriebs auf Servern in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung – oder auf einen eigenen Server ohne Verbindung zum Hersteller; die Lizenz wird offline geprüft.

Welche Auswertungen es gibt – und worüber Sie verhandeln sollten

Eine Zeiterfassung zeigt, wann gearbeitet wurde. Daraus lassen sich Auswertungen bilden – und genau die gehören in die Betriebsvereinbarung. irot Time hat diese:

Einblicke: Arbeitszeit, Pausen, Zeitkonten und Abwesenheiten im Vergleich der Abteilungen – ohne Rangliste von Personen. Pünktlichkeit erscheint als Verteilung ohne Namen; in kleinen Abteilungen lässt auch sie Rückschlüsse zu.
„Wer braucht Entlastung?“: nennt Personen, aber nur aus Gründen, die sie schützen – fehlende Pausen, viele Überstunden.
Je Person: Monatsstunden und Pausen; erfasst der Betrieb Raucherpausen, auch deren Summe.
Offene Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz: auf der Startseite, mit Namen – damit sie behoben werden.

Das Muster einer Betriebsvereinbarung regelt das in § 9: welche Auswertungen regelmäßig laufen, und dass personenbezogene Auswertungen zum Leistungsvergleich nicht stattfinden. Alles, was nicht in der Liste steht, braucht eine neue Zustimmung.

Was der Betriebsrat in irot Time sieht

Sieht

die gestempelten Zeiten der Mitarbeiter
offene Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz
den Teamkalender – Krankheit nur als „abwesend“
Berichte und Einblicke
das Änderungsprotokoll, mit Export
die Zeitregeln des Betriebs

Sieht nicht

Krankmeldungen einzelner Personen
Personalakten
Lohndaten
die Live-Ansicht der Führung
Prüfmappe und Datenexport

Genehmigen, Zeiten ändern oder Einstellungen verstellen kann die Rolle nicht – so bleibt der Betriebsrat Kontrolle, nicht Teil der Verwaltung.

Was irot Time bewusst nicht kann

Kein Standort. irot Time speichert keinen. Schaltet der Betrieb „Stempeln nur am Betrieb“ ein, prüft das Handy beim Stempeln einmal den Umkreis und verwirft die Position.
Keine Bildschirm- oder Tätigkeitsüberwachung. Nichts läuft im Hintergrund mit. Was jemand auf einem Projekt gearbeitet hat, trägt er selbst ein.
Keine Gesundheitsdaten im KI-Assistenten. Der KI-Assistent ist ein eigenes Modul, aus, bis die Verwaltung zustimmt.

Häufige Fragen

Muss der Betriebsrat der Einführung einer Zeiterfassung zustimmen?

Dem Ob nicht: Die Pflicht zur Erfassung folgt aus dem Gesetz (BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21). Dem Wie schon: Ein elektronisches System ist eine technische Einrichtung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG).

Was sieht der Betriebsrat in irot Time?

Mit der eigenen Rolle: die gestempelten Zeiten, offene Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, den Teamkalender (Krankheit nur als „abwesend“), Berichte, Einblicke, das Änderungsprotokoll und die Zeitregeln. Nicht: Krankmeldungen einzelner Personen, Personalakten und Lohndaten. Genehmigen oder ändern kann die Rolle nichts.

Kann irot Time zur Leistungskontrolle genutzt werden?

Jede elektronische Zeiterfassung zeigt, wann jemand kam und ging – deshalb fällt sie unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. irot Time erfasst keine Bildschirm- oder Tätigkeitsdaten und speichert keinen Standort. Welche Auswertungen der Zeiten genutzt werden dürfen und von wem, gehört in die Betriebsvereinbarung.

Gibt es ein Muster für die Betriebsvereinbarung?

Ja, kostenlos als Datei mit Ausfüllhilfe zu jeder Stelle: Muster-Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung. Es ist ein Muster – keine Rechtsberatung und kein Ersatz für die Verhandlung.

Kann der Betriebsrat das System vorher ansehen?

Ja: Die Vorführung mit Beispieldaten steht ohne eigenes Konto offen. Unabhängig davon muss der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend unterrichten (§ 80 Abs. 2 BetrVG).

Gehen Daten an den Hersteller?

Bei der Cloud liegen sie in einer eigenen Instanz des Betriebs auf Servern in Deutschland, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wer das nicht will, betreibt irot Time auf dem eigenen Server ohne Verbindung zu uns. Zeiterfassung ohne Cloud

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