Branchen
Zeiterfassung für Büro und Dienstleistung
Auch im Büro und im Homeoffice ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht – seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 für jeden Arbeitgeber, ohne Ausnahme für Schreibtischarbeit. irot Time erfasst Beginn, Ende und Pausen im Browser oder am Handy, rechnet Gleitzeit nach Ihrer Betriebsvereinbarung und bucht Stunden auf Projekte – ohne Bildschirm- oder Tätigkeitskontrolle.
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Kurz gesagt: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG die Pflicht abgeleitet, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu erfassen – für alle Arbeitgeber, Büro und Homeoffice eingeschlossen. Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit bleiben erlaubt: Erfasst wird die Dauer, nicht vorgeschrieben die Lage. Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes gelten auch am Schreibtisch: acht Stunden, bis zu zehn mit Ausgleich in sechs Monaten (§ 3), Pausen nach § 4, elf Stunden Ruhezeit (§ 5). Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur elektronischen Aufzeichnung ist kein geltendes Recht.
Was im Büro gilt
Schreibtisch, Homeoffice, Mandat: Die Regeln, mit Fundstelle.
| Thema | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Zeiterfassung für alle | Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen – unabhängig von Branche und Betriebsgröße. | BAG, 1 ABR 22/21; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – Zeiterfassung Pflicht 2026: was gilt |
| Höchstarbeitszeit | Acht Stunden am Werktag; bis zu zehn, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. | § 3 ArbZG |
| Aufzeichnung über acht Stunden | Jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Ruhepausen | Ab mehr als sechs Stunden 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten; spätestens nach sechs Stunden; Pausen von mindestens 15 Minuten zählen. | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | Nach dem Arbeitstag mindestens elf Stunden ununterbrochen frei. | § 5 Abs. 1 ArbZG |
| Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit | Beides bleibt erlaubt: Erfasst wird die Dauer, nicht die Lage. Wer sich die Zeit selbst einteilt, stempelt trotzdem Beginn, Ende und Pausen – und der Arbeitgeber prüft, dass die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten sind. | BAG, 1 ABR 22/21; Vertrauensarbeitszeit |
| Homeoffice | Keine Ausnahme für mobiles Arbeiten. Eine Erfassung darf aber nicht in Überwachung umschlagen: keine Bildschirmaufnahmen, keine Tätigkeitsprotokolle, nur die Daten, die für den Zweck nötig sind. | Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO; Zeiterfassung im Homeoffice |
| Betriebsrat | Die Einführung und Anwendung einer technischen Einrichtung, die Verhalten oder Leistung überwachen kann, ist mitbestimmungspflichtig – eine Zeiterfassung gehört dazu. Muster-Betriebsvereinbarung unten. | § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; Zeiterfassung und Betriebsrat |
| Was der Gesetzentwurf vorsieht | Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht eine elektronische Aufzeichnung mit Ausnahmen für kleine Betriebe vor. Er ist kein Gesetz; was heute gilt, steht in dieser Tabelle. | Arbeitszeitgesetz 2026 |
| Minijob im Büro | Für Aushilfen gilt § 17 MiLoG in jeder Branche: Beginn, Ende und Dauer binnen sieben Tagen, zwei Jahre aufbewahren. Grenze 603 € im Monat, zum Mindestlohn von 13,90 € gut 43 Stunden. | § 17 Abs. 1 MiLoG; § 8 Abs. 1a SGB IV |
Mindestlöhne im Büro, Stand 16.10.2026
| Tarif | Gruppe | Stundenlohn am 16.10.2026 | Nächste Stufe |
|---|---|---|---|
| Gesetzlicher MindestlohnMiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268) | alle Beschäftigten, soweit kein Branchenmindestlohn gilt | 13,90 €ab 01.01.2026 | 14,60 €ab 01.01.2027 |
Verordnungstexte gelesen am 10.10.2026 (recht.bund.de) und mit der Übersicht der Branchenmindestlöhne des Zolls abgeglichen; Mindestlohn geprüft am 12.09.2026. Dieselben Werte rechnet irot Time, solange der Betrieb keinen eigenen Satz einträgt – ein höherer Tarif- oder Vertragslohn geht immer vor.
Für Büro und Dienstleistung nennt die Übersicht des Zolls keinen Branchenmindestlohn: Es gilt der gesetzliche Mindestlohn; ein Tarifvertrag kann mehr verlangen.
Wenn morgen der Zoll kommt
Was ein Prüfer im Büro sehen will – und wo es in irot Time liegt.
| Der Prüfer will sehen | Grundlage | In irot Time |
|---|---|---|
| Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer – auch bei Gleitzeit und im Homeoffice | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; BAG, 1 ABR 22/21 | Stempeln im Browser oder am Handy; Monatsnachweis je Person; Export als ZIP jederzeit |
| Korrekturen mit altem und neuem Wert, Bearbeiter und Grund | § 17 MiLoG; Prüfung durch den Zoll (§ 14 MiLoG) | Prüfmappe 04: Änderungsprotokoll mit Vorher, Nachher, Bearbeiter und Begründung – nachträglich nicht veränderbar |
| Pausen und Ruhezeiten je Tag | §§ 4 und 5 ArbZG | Prüfung bei jeder Buchung mit Hinweis, bevor ein Verstoß entsteht; Prüfmappe 05: Befunde je Tag und Person mit Quelle und Status |
| Tage über acht Stunden und ihr Ausgleich | § 3, § 16 Abs. 2 ArbZG | Überlange Tage als Befund in Prüfmappe 05; der Sechs-Monats-Durchschnitt wird mitgerechnet |
| Gleitzeitkonto nach Betriebsvereinbarung | Betriebsvereinbarung; § 87 BetrVG | Korridor, Wochensoll, Flexkonto mit Kappung und Rundung – in Minuten eingestellt, genau wie vereinbart |
| Keine Überwachung im Homeoffice | Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO; § 26 BDSG | Keine Bildschirm- oder Tätigkeitskontrolle, kein Bewegungsprofil – nur Beginn, Ende, Pausen; eigene Rolle Datenschutz mit Einsicht in Zugriffe und Löschfristen |
| Minijobber: Stunden und Verdienst gegen die Grenze | § 8 Abs. 1a und 1b SGB IV; § 17 MiLoG | Der Wächter rechnet jeden Monat mit dem amtlichen Mindestlohn und der Minijob-Grenze und warnt, bevor sie überschritten wird |
| Arbeitszeitgesetz, Verordnungen und Tarifverträge für alle zugänglich | § 16 Abs. 1 ArbZG (auch über die übliche Informations- und Kommunikationstechnik) | Dokumente mit Lesebestätigung für die Belegschaft – am Handy und am Terminal |
Rechenbeispiel: Gleitzeit: die lange Woche vor dem Urlaub
Montag bis Donnerstag je 9,5 Stunden, Freitag 6 Stunden: 44 Stunden statt 40. Jeder der vier Tage liegt über acht Stunden und wird nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet; keiner über zehn.
4 × 9,5 h + 6 h = 44 h → +4 h auf dem Gleitzeitkonto; § 3-Durchschnitt: 44 h ÷ 6 Werktage = 7,3 h
Zulässig, solange im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten acht Stunden je Werktag nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG) – und die Betriebsvereinbarung die Kappung des Kontos regelt. irot Time rechnet den Durchschnitt mit, führt das Flexkonto nach Ihrer Vereinbarung und meldet die 45-Minuten-Pause, die ab mehr als neun Stunden Pflicht ist (§ 4).
Was irot Time im Büro leistet
Gleitzeit nach BetriebsvereinbarungModul Gleitzeit
Mindest- und Höchstzeit je Tag, Wochensoll, Flexkonto und Rundung – in Minuten eingestellt.
Im Büro und zu Hause
Stempeln im Browser am Arbeitsplatz oder in der App am Handy – dasselbe Zeitkonto.
Stunden je Mandat oder ProjektModul Projekte
Projekt beim Kommen wählen und wechseln; Auswertung je Projekt mit Plan-Ist-Vergleich und CSV für die Abrechnung.
Urlaub und Teamkalender
Anträge mit Genehmigung, Resturlaub automatisch, der Teamkalender zeigt, wer wann fehlt – als Kalender-Abo auch in Outlook oder Google.
Keine Überwachung
Keine Bildschirm- oder Tätigkeitskontrolle, kein Bewegungsprofil – nur Beginn, Ende und Pausen.
Sechs-Monats-DurchschnittModul Gleitzeit
Längere Tage sind erlaubt, wenn der Durchschnitt stimmt – irot Time rechnet ihn nach § 3 ArbZG mit.
Monatsnachweis und DATEVModul Lohn & DATEV
Monatsnachweis je Person als PDF, Lohndatei für die Kanzlei – am Monatsersten von selbst.
Datenschutz eingebaut
Rolle Datenschutz mit Einsicht in Zugriffe und Löschfristen, Löschbericht je Austritt, Änderungsprotokoll – für den Datenschutzbeauftragten ab 20 Beschäftigten.
Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit: was sich ändert und was nicht
Das BAG verlangt die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer – es schreibt nicht vor, wann gearbeitet wird. Vertrauensarbeitszeit bleibt also möglich: Die Person teilt sich den Tag selbst ein und stempelt trotzdem; der Arbeitgeber sieht die Dauer und kann prüfen, dass Pausen, Zehn-Stunden-Grenze und Ruhezeit eingehalten sind. Gleitzeit mit Korridor und Flexkonto ist der Normalfall im Büro und braucht eine Vereinbarung, die Kernzeit, Kappung und Ausgleich regelt.
In irot Time stehen diese Regeln in den Zeitmodellen: Korridor je Tag, Wochensoll, Flexkonto mit Ober- und Untergrenze, Rundung – in Minuten, genau wie vereinbart. Die Sechs-Monats-Durchschnittsrechnung nach § 3 ArbZG läuft im Hintergrund mit. Mehr zur Vertrauensarbeitszeit
Korrekturbeleg in der Zeiterfassung: was hineingehört
Wer vergisst zu stempeln oder sich vertippt, braucht eine Korrektur – und die muss später nachvollziehbar sein. Ein Gesetz schreibt dafür kein Formular vor. Damit eine Aufzeichnung bei einer Prüfung trägt, sollte ein Korrekturbeleg aber immer dasselbe enthalten:
- Datum und Person, um deren Zeit es geht
- alter Wert und neuer Wert – nicht nur der neue
- Grund in einem Satz („Gehen vergessen, Feierabend war 17:10“)
- wer korrigiert hat und wann, bei Papier mit Unterschrift der Person und der Führungskraft
Auf Papier heißt das: eine Korrekturzeile unter dem Stundenzettel, nie überschreiben oder schwärzen. In irot Time stellt die Person einen Korrekturantrag mit der echten Uhrzeit und dem Grund; die Führung bestätigt oder lehnt ab. Das Änderungsprotokoll hält Vorher, Nachher, Bearbeiter und Begründung fest und wird nur fortgeschrieben, nie verändert.
Homeoffice: erfassen ja, überwachen nein
Für mobiles Arbeiten gibt es keine Ausnahme von der Erfassungspflicht – aber eine Grenze nach oben: Die Daten müssen dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO), und Beschäftigtendaten dürfen nur verarbeitet werden, soweit es für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist (§ 26 BDSG). Bildschirmaufnahmen, Tastaturprotokolle oder Standortdaten erfüllen das nicht.
irot Time erfasst zu Hause dasselbe wie im Büro: Beginn, Ende, Pausen, auf Wunsch das Projekt. Keine Kamera, kein Standort, keine Aktivitätsmessung. Was gespeichert ist und wie lange, zeigt die Rolle Datenschutz; der Beitrag Zeiterfassung im Homeoffice hat die Einzelheiten.
Vorlagen und Rechner für Büro und Dienstleistung
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Arbeitszeitrechner
Stunden berechnen und in Dezimal umrechnen – für Gleitzeitkonto und Abrechnung.
ÖffnenUrlaubsanspruch-Rechner
Anteilig, Teilzeit, Resturlaub – mit PDF-Nachweis.
ÖffnenBetriebsvereinbarung (Muster)
Vollständiger Text als RTF mit Ausfüllhilfe – Gleitzeit, Erfassung, Datenschutz.
ÖffnenZeiterfassung mit Excel
Vorlage mit echten Formeln – und was Excel bei einer Prüfung nicht leistet.
ÖffnenStundenzettel-Generator
Ausfüllen und als PDF oder Excel laden – ohne Anmeldung.
ÖffnenHäufige Fragen
Ist die Zeiterfassung im Büro Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet, dass jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen muss – Büroarbeit und Homeoffice eingeschlossen. Zeiten über acht Stunden waren schon nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen; für Minijobber gilt § 17 MiLoG.
Ist Gleitzeit mit der Pflicht vereinbar?
Ja. Erfasst wird die Dauer, nicht vorgeschrieben die Lage. Gleitzeit mit Korridor und Flexkonto läuft weiter – die Vereinbarung regelt Kernzeit, Kappung und Ausgleich, irot Time rechnet das Konto danach und prüft die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes.
Wie erfasst man die Arbeitszeit im Homeoffice?
Genau wie im Büro: Beginn, Ende, Pausen – im Browser oder am Handy. Ohne Überwachung: keine Bildschirmaufnahmen, keine Tätigkeitsprotokolle, kein Standort (Art. 5 DSGVO, § 26 BDSG). Was darüber hinausgeht, ist nicht Erfassung, sondern Kontrolle.
Reicht eine Excel-Tabelle?
Rechtlich ja, wenn sie vollständig und zeitnah geführt wird. Praktisch fehlt ihr, was bei einer Prüfung zählt: wann ein Eintrag entstand und was vor einer Änderung dastand. Die kostenlose Excel-Vorlage gibt es trotzdem – mit echten Formeln und einem Hinweis, wo sie endet.
Was ändert der Gesetzentwurf zur elektronischen Zeiterfassung?
Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht eine elektronische Aufzeichnung mit Übergangsfristen und Ausnahmen für kleine Betriebe vor. Er ist kein Gesetz. Was heute gilt und was sich ändern würde, steht unter Arbeitszeitgesetz 2026.
Was kostet irot Time für ein Büro mit sechs Leuten?
Basis bis 15 Mitarbeiter kostet 19 € im Monat – alles Gesetzliche ist enthalten. Das Paket Büro & Dienstleistung mit Gleitzeit und Projekten gibt es ab 17 € für bis zu fünf Personen. Bis drei Mitarbeiter ist irot Time dauerhaft kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
Quellen: §§ 3, 4, 5 und 16 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG (gesetze-im-internet.de, abgerufen 16.10.2026); § 8 Abs. 1a SGB IV (abgerufen 29.09.2026); § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, § 26 BDSG, Art. 5 DSGVO (siehe die verlinkten Beiträge); Mindestlohn 13,90 € und Minijob-Grenze 603 €: MiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268); Bekanntmachung des BMAS nach § 8 Abs. 1a SGB IV vom 7. November 2025 (BAnz AT 20.11.2025 B1) (geprüft 12.09.2026); BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21. Gesetzestexte bei gesetze-im-internet.de. Geprüft von irot, letzte Prüfung 16.10.2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Preis nach Betriebsgröße, nicht pro Kopf
Bis drei Mitarbeiter ist irot Time dauerhaft kostenlos – mit allem, was hier steht, ohne Zahlungsdaten. Ab dem vierten kostet Basis 9 € im Monat für bis zu fünf Personen; das Paket Büro & Dienstleistung mit den Modulen dieser Branche gibt es ab 17 €. Aushilfen und Teilzeitkräfte kosten innerhalb der Größenstufe nichts extra.
Bis 3 Mitarbeiter dauerhaft kostenlos
Voller Funktionsumfang, keine Zahlungsdaten, keine automatische Verlängerung. Ab dem vierten Mitarbeiter eine Lizenz – alles Erfasste bleibt erhalten.
Was kostet es ab dem vierten Mitarbeiter? Alle Preise · Lieber gleich loslegen? Direkt bestellen · Fragen? time@irot.com