Zum Inhalt springen
irot Time Menü

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026 ·gilt für diese Website und für irot Time in der Cloud (Adressen wie ihr-betrieb.time.irot.com).

1. Verantwortlicher

Jasmann Werk 52, Inhaber Muhammad Saeed, Elberfelder Straße 72, 42553 Velbert, Deutschland. E-Mail: time@irot.com. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine Pflicht dazu besteht nach § 38 BDSG nicht.

2. Kurz gesagt

Diese Website setzt keine Cookies – außer zwei technisch notwendigen, eines während der Anmeldung (Abschnitt 5) und eines für die Live-Vorführung (Abschnitt 5a) –, verwendet kein Tracking und lädt keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern. Beim Besuch erreicht Ihre IP-Adresse nur unseren Server.

Das Einzige, was gezählt wird: wie oft eine der kostenlosen Vorlagen an einem Tag heruntergeladen wurde – als reine Tagessumme je Datei, ohne jeden Bezug zu Ihnen (Abschnitt 3).

3. Aufruf der Website

Damit die Seite ausgeliefert werden kann, verarbeitet unser Server Ihre IP-Adresse sowie technisch übermittelte Angaben wie die aufgerufene Adresse und den Browsertyp. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen werden für diese Website nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Auslieferung der Website.

Heruntergeladene Vorlagen zählen wir. Wird eine der kostenlosen Vorlagen abgerufen, erhöhen wir eine Zahl – gespeichert werden ausschließlich Dateiname, Datum und Anzahl, zum Beispiel „Stundenzettel-Vorlage, 26.09.2026, 7“. Keine IP-Adresse, kein Browser, keine Uhrzeit, kein Verweis auf die Seite, von der Sie kamen. Die Zeile, aus der diese Zahl entsteht, wird dabei nicht gespeichert, sondern nur gelesen und sofort verworfen; aus dem Gespeicherten lässt sich nicht erkennen, wer eine Datei geholt hat, auch nicht mit Mühe. Wir tun das, um zu wissen, ob diese Vorlagen überhaupt gebraucht werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, unser kostenloses Angebot an dem auszurichten, was benutzt wird.

Der Server steht in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, am Standort Falkenstein (Deutschland). Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht.

4. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst lit. f). Unser Postfach betreibt mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9A, 10119 Berlin) in unserem Auftrag; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Anfragen löschen wir, sobald sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

5. Kostenlos nutzen (Anmeldung)

Wenn Sie sich über die Anmeldung für irot Time anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort – nur als Hashwert, nie im Klartext –, den Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung sowie Ihre IP-Adresse. Die IP-Adresse dient nur der Abwehr von Missbrauch (zu viele Versuche); sie wird nicht gespeichert, sondern nur im Arbeitsspeicher gezählt und nach spätestens einer Stunde vergessen. Den Bestätigungscode schicken wir über unser Postfach bei mailbox.org (Abschnitt 4).

Damit die Anmeldung über mehrere Schritte funktioniert, setzt diese Seite ein Sitzungs-Cookie, nur für die Anmeldung und höchstens sieben Tage lang. Es ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage der Anmeldung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die kostenlose Nutzung, AGB § 3).

Aus der Anmeldung richten wir Ihr eigenes irot Time auf unserem Server bei Hetzner in Falkenstein ein; für die Daten dort gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Angefangene Anmeldungen löschen wir nach sieben Tagen, abgeschlossene 30 Tage nach der Einrichtung. Welche E-Mail-Adresse zu welcher Adresse eines irot Time gehört, bleibt gespeichert, solange es dieses irot Time gibt – so bekommt jeder Betrieb ein irot Time, und wer sich ein zweites Mal anmeldet, findet sein vorhandenes irot Time wieder.

Betrieb prüfen. Bei der Anmeldung und beim Zugang zur Live-Vorführung fragen wir zusätzlich den Namen Ihres Betriebs und, wenn Sie sie angeben, die USt-IdNr. ab. irot Time richtet sich an Betriebe; wir prüfen deshalb die Nummer bei der EU-Kommission (VIES-Dienst) und vergleichen den Namen. Passt alles, geht es sofort weiter; sonst prüft eine Person bei uns die Anfrage von Hand und antwortet per E-Mail. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Verbraucher und Missbrauch auszuschließen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anfragen, die wir nicht freigeben, und unbestätigte Anfragen löschen wir nach spätestens 30 Tagen.

5a. Live-Vorführung ansehen

Unter /probieren/ können Sie irot Time mit Beispieldaten eines Betriebs Ihrer Branche ansehen. Nichts, was Sie dort eintragen, wird gespeichert. Damit nur Betriebe hineinkommen, fragen wir vorab Ihre E-Mail-Adresse, den Namen Ihres Betriebs und Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ab. Die Adresse bestätigen Sie mit einem Code, den wir Ihnen per E-Mail schicken.

Was wir verarbeiten. E-Mail-Adresse, Betrieb, USt-IdNr. und das Ergebnis der Prüfung bei der EU-Kommission (VIES: gültig oder nicht, und der dort gemeldete Name). Dazu den Zeitpunkt und Ihre IP-Adresse, als Sie die Kenntnisnahme dieser Erklärung und – wenn Sie das Häkchen setzen – die Werbeeinwilligung abgegeben haben. Codes, Sitzungen und Zugangslinks speichern wir nur als Prüfwert (Hash), nicht im Klartext.

Wofür und auf welcher Grundlage.

  • Zugang geben und Verbraucher und Missbrauch ausschließen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Ihre Anfrage; unser Interesse, die Vorführung Betrieben und nicht Automaten zu öffnen).
  • USt-IdNr. prüfen: wir fragen die Nummer bei der EU-Kommission (VIES) ab; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Nachweis Ihrer Erklärungen (IP-Adresse und Zeitpunkt): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • E-Mail-Werbung für irot Time (Neuigkeiten, Tipps, Angebote): nur, wenn Sie das gesonderte Kästchen ankreuzen und die Adresse mit dem Code bestätigen (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das Kästchen ist nicht vorangekreuzt; der Zugang hängt nie davon ab. Sie widerrufen jederzeit mit dem Link in jeder E-Mail oder per Nachricht an time@irot.com. Der Widerruf nimmt Ihnen den Zugang nicht.

Cookie. Nach der Bestätigung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie zp_vorfuehrung (nur für time.irot.com, für Skripte nicht lesbar, nur über verschlüsselte Verbindungen, 30 Tage). Es enthält nur eine zufällige Kennung und merkt sich, dass Sie in diesem Browser freigeschaltet sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es dient keiner Analyse, und es gibt keine Dritten dabei.

Wie lange wir die Angaben aufbewahren.

  • Nicht bestätigte Anfrage: 7 Tage, dann gelöscht.
  • Anfrage in Prüfung oder abgelehnt (etwa bei unklarer USt-IdNr.): 30 Tage.
  • Zugang erteilt, ohne Werbeeinwilligung: 180 Tage.
  • Zugang erteilt, mit Werbeeinwilligung: bis Sie widerrufen; danach gilt die Frist von 180 Tagen.

An wen die Daten gehen. Den Code und die Zugangs-E-Mails verschickt in unserem Auftrag die Heinlein Hosting GmbH (mailbox.org), Berlin. Die USt-IdNr. geht an die EU-Kommission (VIES). Sonst niemand; keine Übermittlung außerhalb der EU und des EWR. Anfragen, die wir nicht automatisch freigeben, prüft eine Person bei uns von Hand.

6. Ihr irot Time in der Cloud

Wer verantwortlich ist. Für die Daten in einem irot Time – Stempelungen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Schichtpläne, Zugänge und Fotos der Mitarbeiter – ist der Betrieb verantwortlich, der es nutzt; als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter also Ihr Arbeitgeber. Er entscheidet, was erfasst wird und wie lange es bleibt. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag, nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fragen und Anliegen dazu richten Sie bitte an Ihren Arbeitgeber; was bei uns ankommt, geben wir an ihn weiter. Selbst verantwortlich sind wir für den Vertrag mit dem Betrieb und dessen Zugang (Abschnitte 5 und 7).

Wo die Daten liegen. Jedes irot Time läuft für sich, mit eigener Datenbank, auf unserem Server bei Hetzner in Falkenstein (Abschnitt 3). Passwörter speichern wir nur als Prüfwert, aus dem sie sich nicht zurückgewinnen lassen. E-Mails aus irot Time, etwa zum Zurücksetzen eines Passworts, versenden wir über mailbox.org (Abschnitt 4). Jede Nacht sichern wir alle Daten verschlüsselt; die Sicherungen werden nach 30 Tagen gelöscht, der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt nicht auf dem Server.

Im Browser. irot Time setzt keine Cookies. Im lokalen Speicher des Browsers liegen der Anmeldezustand (wird beim Abmelden entfernt) und die gewählte Sprache, am Terminal zusätzlich die Kopplung des Geräts, noch nicht übertragene Stempelungen bei Verbindungsausfall und die Liste der Ausweiskarten. Das ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). irot Time lädt nichts von fremden Servern und kennt kein Tracking. Für Wetter und Feiertage am Firmenstandort fragt unser Server – nicht Ihr Browser – bei Open-Meteo, OpenStreetMap (Nominatim) und Nager.Date an, nur mit Postleitzahl oder Ort des Betriebs. Personenbezogene Daten übermitteln wir nicht in Staaten außerhalb der Europäischen Union.

Wie lange. Ein kostenlos genutztes irot Time löschen wir nicht, solange es genutzt wird; vor einer Löschung wegen dauerhafter Nichtnutzung melden wir uns mindestens 30 Tage vorher. Nach Ende eines Vertrags steht es noch 30 Tage für den Export bereit und wird danach gelöscht (AGB).

Start in Zahlen (freiwillig). In den ersten 30 Tagen zeigt Ihnen Ihr irot Time, wie lange der Einstieg gedauert hat. Nur wenn die Verwaltung ausdrücklich ein Häkchen setzt, übermittelt es vier Zeitspannen (Minuten bis zum ersten Mitarbeiter, zur Stempeluhr, zur ersten Stempelung und zum ersten Monatsabschluss) zusammen mit der Kennung der Instanz an uns, um den Einstieg zu verbessern – keine Namen, keine Arbeitszeiten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); das Häkchen lässt sich jederzeit wieder entfernen, dann löschen wir die Werte.

7. Kauf

Für die Zahlung werden Sie zu Stripe weitergeleitet (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Dort gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Wir erhalten die für Rechnung und Lizenz nötigen Angaben (Firma, Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsbestätigung), keine Kartendaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Rechnungsdaten bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB auf.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine E-Mail genügt. Beschweren können Sie sich bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.