Zeiterfassung Pflicht 2026: was gilt, was sich ändern soll

Arbeitszeiterfassung Pflicht – kurz gesagt: Arbeitgeber in Deutschland müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße. So hat es das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden. Wer Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz nicht führt oder nicht aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld bis zu 30.000 €.

Woher die Pflicht kommt

14. Mai 2019Europäischer Gerichtshof – die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber zu einem System verpflichten, das die tägliche Arbeitszeit misst (C-55/18).
13. September 2022Bundesarbeitsgericht – diese Pflicht gilt in Deutschland schon nach geltendem Recht (1 ABR 22/21).
HeutePflicht für jeden Betrieb – unabhängig von Größe und Branche.

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (Rechtssache C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Ohne ein solches System, so das Gericht, lasse sich nicht prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

In Deutschland zog das Bundesarbeitsgericht daraus am 13. September 2022 die Konsequenz (Az. 1 ABR 22/21): Arbeitgeber sind bereits nach geltendem Recht verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Die Grundlage sieht das Gericht in § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes.

Was heute gilt – und was sich ändern soll

Am 23.10.2026 ist das Arbeitszeitgesetz unverändert – zuletzt geändert durch Art. 52 des Gesetzes vom 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323), so der Stand bei gesetze-im-internet.de. Die Bundesregierung plant Änderungen, ein Kabinettsbeschluss liegt nicht vor. Die rechte Spalte ist deshalb kein Recht, sondern das Vorhaben in den Worten der Bundesregierung.

Thema	Gilt heute	Geplant, noch kein Gesetz
Pflicht zur Erfassung	ja, für jeden Betrieb: Beginn, Ende und Dauer (BAG, 13.09.2022)	soll ausdrücklich ins Arbeitszeitgesetz
Form	keine vorgeschrieben – ein vollständiger Stundenzettel genügt	elektronisch, „unbürokratisch“, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen
Höchstarbeitszeit	8 Stunden am Werktag, bis 10 mit Ausgleich (§ 3 ArbZG)	wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit möglich
Ruhezeit	11 Stunden (§ 5 ArbZG)	die geltenden Ruhezeitregeln sollen bleiben
Vertrauensarbeitszeit	auch hier wird die Arbeitszeit erfasst; die freie Einteilung bleibt	soll „ohne Zeiterfassung“ möglich bleiben, im Einklang mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie
Sonntagsarbeit in Bäckereien	nur in den Ausnahmen des § 10 ArbZG	längere Möglichkeiten für Bäckereien, Konditoreien und Bibliotheken ab 1. Januar 2027
Stand des Verfahrens	–	kein Kabinettsbeschluss; das Ministerium arbeitet nach eigener Aussage vom 05.10.2026 weiter daran, in der Koalition gibt es Abstimmungsbedarf

Rechte Spalte nach BT-Drs. 21/7700 vom 09.09.2026 (Unterrichtung durch die Bundesregierung, mit dem Wortlaut des Koalitionsvertrags) und der Regierungspressekonferenz vom 05.10.2026, beide gelesen am 23.10.2026. Was ein bekannt gewordener Referentenentwurf im Einzelnen vorsieht: Arbeitszeitgesetz 2026.

Was genau erfasst werden muss

Beginn der täglichen Arbeitszeit
Ende der täglichen Arbeitszeit
daraus die Dauer – einschließlich Überstunden

Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG schon lange, jede Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Besondere Pflichten in einigen Branchen

Für Minijobber und in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Betroffen sind unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe (Zeiterfassung Gastronomie), Transport und Logistik, die Gebäudereinigung, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Was bei Verstößen droht

Wer Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG). Die Geldbuße kann bis zu 30.000 € betragen (§ 22 Abs. 2 ArbZG). Wo zusätzlich § 17 MiLoG gilt – bei Minijobbern und in den genannten Branchen –, sind fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen mit bis zu 50.000 € bedroht (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG). Hinzu kommt: Ohne Aufzeichnungen fehlt im Streit um Überstunden oft der Nachweis.

Was eine gute Zeiterfassung leisten sollte

Objektiv und verlässlich: Nachträgliche Änderungen nur mit Begründung und nachvollziehbar protokolliert.
Zugänglich: Mitarbeiter sehen ihre eigenen Zeiten jederzeit.
Prüfend: Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit werden automatisch kontrolliert.
Einfach: Stempeln dauert Sekunden – sonst wird es nicht gemacht.
Datenschutzkonform: nur die nötigen Daten, klare Löschfristen, Auskunft auf Knopfdruck.

Ob Papier oder Software: Wer zunächst mit Zetteln beginnt, findet kostenlose Stundenzettel-Vorlagen für Woche, Monat, Baustelle und Minijob; am Rechner geht es mit dem Stundenzettel-Generator, und ob die Pausen reichen, zeigt der Arbeitszeit- und Pausenrechner.

In drei Schritten zur gesetzeskonformen Zeiterfassung

System wählen – Zettel, Tabelle oder Software; entscheidend ist, dass Beginn und Ende jeden Tag festgehalten werden.
Betriebsrat einbeziehen, falls vorhanden (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Mitarbeiter einweisen und festlegen, wer wann erfasst und wo die Nachweise liegen.

Häufige Fragen zur Zeiterfassungspflicht

Seit wann gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber schon heute verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Vorausgegangen war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).

Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?

Ja. Das Urteil sieht keine Ausnahme für kleine Betriebe vor. Auch wer nur wenige Mitarbeiter beschäftigt, muss die Arbeitszeit erfassen.

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System, das Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst – eine bestimmte Form schreibt es nicht vor. Eine elektronische Erfassung ist aber deutlich einfacher nachzuweisen, auszuwerten und aufzubewahren als Zettel.

Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre. Für Lohnunterlagen gelten steuer- und handelsrechtlich längere Fristen.

Was droht bei fehlender Zeiterfassung?

Wer Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. § 22 ArbZG sieht dafür eine Geldbuße bis zu 30.000 € vor.

Darf die Zeiterfassung an die Mitarbeiter delegiert werden?

Ja, Mitarbeiter dürfen ihre Zeiten selbst erfassen – etwa per Stempeluhr oder App. Verantwortlich dafür, dass ein System vorhanden ist und genutzt wird, bleibt der Arbeitgeber.

Wird die elektronische Zeiterfassung 2026 Pflicht?

Nicht durch ein Gesetz, das es schon gäbe. Die Bundesregierung plant, die Erfassung elektronisch vorzuschreiben, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen; am 23.10.2026 gibt es dazu keinen Kabinettsbeschluss. Heute gilt: Erfasst werden muss, die Form ist frei. Wer jetzt elektronisch erfasst, ist für beide Fälle gerüstet.

Was ändert sich 2026 am Arbeitszeitgesetz?

Bis zum 23.10.2026 nichts – das Gesetz ist unverändert. Geplant sind eine wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit, die elektronische Erfassung und längere Sonntagsarbeit für Bäckereien ab 1. Januar 2027. Den Stand mit Quellen zeigt die Tabelle oben, Einzelheiten des Entwurfs die Seite Arbeitszeitgesetz 2026.

Hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht?

Ob erfasst wird, schreibt das Gesetz vor – darüber entscheidet der Betriebsrat nicht. Wie erfasst wird, etwa mit welchem technischen System, unterliegt aber der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Mehr dazu unter Zeiterfassung und Betriebsrat.