irotTimeSicherheit & Datenschutz
Arbeitszeiten sind Personaldaten. So schützen wir sie.
Jeder Betrieb bekommt seine eigene Instanz mit eigener Datenbank – auf Servern in Deutschland oder auf Ihrem eigenen Server. Hier steht, was das im Einzelnen heißt.
Getrennt statt gemischt
Viele Programme legen alle Kunden in eine Datenbank und trennen sie mit einer Kennung. Ein vergessener Filter, und ein Betrieb sieht die Zeiten eines anderen. Bei irotTime gibt es diese gemeinsame Datenbank nicht.
Eigene Datenbank je Betrieb
Anwendung, Datenbank und Sicherung gehören nur Ihrem Betrieb. irotTime startet nicht, wenn in einer Datenbank mehr als ein Betrieb steht.
Rechenzentrum in Deutschland
Hetzner Online GmbH, Standort Falkenstein. Anwendung, Datenbank und Sicherungen stehen in Deutschland.
Oder ganz im eigenen Haus
Derselbe Funktionsumfang auf Ihrem Server, ohne Verbindung zu uns. Die Lizenz ist eine signierte Datei, die irotTime selbst prüft.
Zugang und Rechte
Jeder sieht, was er für seine Arbeit braucht – und nicht mehr.
Verschlüsselte Verbindung
Jede Verbindung läuft über HTTPS. Passwörter speichert irotTime nur als Hash, nie im Klartext.
Schutz gegen Durchprobieren
Anmeldeversuche sind begrenzt; wer zu oft falsch liegt, muss warten.
PIN nur für die Stempeluhr
Die fünfstellige PIN gilt ausschließlich zum Stempeln am Terminal. Für den persönlichen Bereich braucht jeder Mitarbeiter sein eigenes Passwort.
Rollen statt Vollzugriff
Mitarbeiter sehen nur sich, Teamleitungen ihr Team, die Verwaltung den Betrieb. Der Betriebsrat erhält Einsicht ohne Genehmigungsrechte.
Steuerbüro mit eigenem Zugang
Ihre Kanzlei sieht nur die Lohnunterlagen der Monate, die Sie freigeben – nur lesend, jederzeit entziehbar.
Nachvollziehbare Änderungen
Wer eine Buchung ändert oder löscht, muss einen Grund angeben. Die ursprüngliche Zeit bleibt erhalten, die Änderung steht im Protokoll.
Datenschutz
DSGVO eingebaut, nicht angeklebt
irotTime erhebt, was die Arbeitszeiterfassung braucht – und hilft Ihnen bei den Pflichten, die daraus folgen.
- Vertrag zur AuftragsverarbeitungNach Art. 28 DSGVO für den Betrieb bei uns. Unterauftragnehmer: Hetzner (Rechenzentrum) und mailbox.org (E-Mail-Versand).
- Auskunft per KlickDie Auskunft nach Art. 15 DSGVO für einen Mitarbeiter erzeugt irotTime auf Knopfdruck.
- Aufbewahrungsfristen je DatenartWas nicht mehr aufbewahrt werden muss, wird gelöscht – was aufbewahrt werden muss, bleibt.
- Keine ÜberwachungKein Bewegungsprofil, keine Bildschirm- oder Tätigkeitskontrolle, keine Zählpixel auf dieser Website. Standorte werden nie gespeichert.
- Ihre Daten zum MitnehmenAlle Daten jederzeit als ZIP mit Excel-Tabellen – auch nach einer Kündigung.
Betrieb und Sicherung
Was im Hintergrund passiert, damit nichts verloren geht.
| Bei uns | Im eigenen Haus | |
|---|---|---|
| Standort | Hetzner, Falkenstein (Deutschland) | Ihr Server |
| Trennung | eigene Instanz und Datenbank je Betrieb | nur Ihr Betrieb |
| Sicherung | täglich, verschlüsselt, 30 Tage aufbewahrt | täglich automatisch, Kopie außer Haus durch Sie |
| Updates | durch uns | ein Befehl, wann Sie wollen |
| Verbindung zu uns | für Betrieb und Updates | keine – Lizenz offline geprüft |
| KI-Assistent | nur wenn gebucht und eingeschaltet; dann gehen dessen Anfragen an Anthropic | |
Fragen zu Sicherheit und Datenschutz
Ihre Frage ist nicht dabei, oder Ihr Datenschutzbeauftragter braucht mehr? Schreiben Sie uns: support@gnavo.de
Wo liegen die Daten, wenn irotTime bei Ihnen läuft?
In einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH am Standort Falkenstein in Deutschland – als eigene Instanz nur für Ihren Betrieb, mit eigener Datenbank.
Kann ein anderer Betrieb meine Daten sehen?
Nein. Es gibt keine gemeinsame Datenbank, in der Betriebe nur durch eine Kennung getrennt wären. Jeder Betrieb hat seine eigene Anwendung und seine eigene Datenbank; irotTime verweigert sogar den Start, wenn in einer Datenbank mehr als ein Betrieb steht.
Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja. Für den Betrieb bei uns schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Unterauftragnehmer sind Hetzner (Rechenzentrum) und mailbox.org (Versand von E-Mails). Läuft irotTime auf Ihrem eigenen Server, ist kein Vertrag nötig – wir erhalten dann keine Daten.
Wie oft wird gesichert?
Täglich, verschlüsselt. Die Sicherungen werden 30 Tage aufbewahrt. Unabhängig davon laden Sie jederzeit selbst alle Daten als ZIP mit Excel-Tabellen herunter.
Sieht irotTime, wo meine Mitarbeiter sind?
Nein. irotTime zeichnet keine Standorte auf – kein Bewegungsprofil, keine Ortung während der Arbeit, kein Standort an der Buchung, keine Bildschirm- oder Tätigkeitskontrolle. Es gibt eine Stelle, an der überhaupt eine Position gelesen wird: Wenn Sie als Betrieb einstellen, dass am eigenen Handy nur am Betriebsgelände gestempelt werden darf, prüft das Telefon im Moment des Stempelns einmal, ob es im eingestellten Umkreis liegt (50 bis 2000 Meter). Das Ergebnis ist „ja“ oder „nein“; die Position selbst wird verworfen und nirgends gespeichert. Die Vorgabe ist „überall“ – Sie müssen diese Regel ausdrücklich einschalten, und sie ist wie jede technische Kontrolleinrichtung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
Wer sieht was?
Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Zeiten. Teamleitungen sehen ihr Team, die Verwaltung den Betrieb, der Betriebsrat erhält Einsicht ohne Genehmigungsrechte. Ihr Steuerbüro bekommt auf Einladung einen eigenen Zugang, der nur die Lohnunterlagen der Monate zeigt, die Sie freigegeben haben.
Geht etwas an eine KI?
Nur, wenn Sie den KI-Assistenten buchen und einschalten. Dann gehen dessen Anfragen an Anthropic. Ohne diesen Schritt verlässt nichts Ihre Instanz.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
Die Einführung einer technischen Zeiterfassung ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. irotTime bringt dafür eine eigene Betriebsratsrolle mit und zeichnet keine Leistung oder Verhalten auf, die über die Arbeitszeit hinausgehen.
Bis 3 Mitarbeiter dauerhaft kostenlos
Voller Funktionsumfang, keine Zahlungsdaten, keine automatische Verlängerung. Ab dem vierten Mitarbeiter eine Lizenz – alles Erfasste bleibt erhalten.
Lieber gleich loslegen? Direkt bestellen · Fragen? support@gnavo.de