irotTimeZeiterfassung mit Excel
Für einen kleinen Betrieb ist eine Tabelle ein völlig legitimer Anfang – wenn sie vollständig geführt wird und wenn sie rechnet. Hier ist die Vorlage dafür: eine echte .xlsx mit Formeln, kein Bild und keine tote Zahlenliste. Kostenlos, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
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Ein Blatt für einen Monat: jeder Tag eine Zeile, Wochenenden inbegriffen, Spalten für Beginn, Ende, Pause und Notiz. Arbeitszeit, Monatssumme und die Differenz zum Soll stehen als Formel darin und rechnen sich nach jeder Änderung selbst neu – auch bei Nachtschichten über Mitternacht.
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Was in der Vorlage steckt
- Eine Zeile je Kalendertag mit Datum und Wochentag – nichts wird vergessen.
- Arbeitszeit je Tag als Formel: Ende minus Beginn minus Pause, nie negativ.
- Nachtschichten: endet die Schicht am nächsten Morgen, rechnet die Formel korrekt über Mitternacht.
- Monatssumme und Differenz zum Soll – Soll eintragen genügt.
- Feste Kopfzeile beim Blättern, Spaltenbreiten und Uhrzeitformat sind gesetzt.
- Keine Makros. Die Datei löst keine Sicherheitswarnung aus und läuft auch in LibreOffice und Google Tabellen.
Was das Gesetz verlangt – und was nicht
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Das folgt aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG; der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) hat klargestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen müssen. Ein bestimmtes Programm schreibt niemand vor. Papier ist erlaubt, Excel ist erlaubt, eine Stempeluhr ist erlaubt. Aufbewahrt werden muss die Aufzeichnung zwei Jahre.
Was Excel nicht zu etwas Verbotenem macht – aber ehrlich gesagt sein sollte: eine Tabelle kann jeder nachträglich ändern, und man sieht es ihr nicht an.
Wo Excel an seine Grenzen kommt
| Punkt | Excel | Zeiterfassung wie irotTime |
|---|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Eine Zelle lässt sich ändern, ohne dass es auffällt. | Jede Korrektur bleibt mit Grund und Zeitpunkt sichtbar. |
| Wer trägt ein | Meist eine Person am Monatsende, aus dem Gedächtnis. | Der Mitarbeiter selbst, in dem Moment, in dem er anfängt. |
| Aufwand | Abtippen und Zusammenrechnen, jeden Monat neu. | Der Monatsnachweis entsteht von selbst. |
| Urlaub und Krankheit | Eine zweite Liste, die dazu passen muss. | Steht im selben Konto. |
| Kosten | Keine – die Vorlage hier ist kostenlos. | Bis 3 Mitarbeiter ebenfalls kostenlos, darüber ab 9 €. |
| Wofür es gut ist | Ein, zwei Personen, ruhiger Betrieb, feste Zeiten. | Mehrere Leute, wechselnde Zeiten, Baustellen, Schichten. |
Wir verkaufen eine Zeiterfassung – das gehört zur Einordnung dazu. Deshalb steht hier auch, wofür Excel weiterhin genügt: Wer zu zweit arbeitet und jeden Tag um dieselbe Zeit anfängt, braucht keine Software dafür.
Drei Dinge, die eine Excel-Zeiterfassung retten
- Täglich eintragen, nicht monatlich. Eine Aufzeichnung, die am Monatsende aus dem Gedächtnis entsteht, ist keine Aufzeichnung – und bei Minijobs muss sie ohnehin innerhalb von sieben Tagen vorliegen.
- Je Mitarbeiter eine Datei, je Monat ein Blatt. Eine Tabelle für alle wird unübersichtlich, und Sie müssen bei einer Prüfung eine einzelne Person zeigen können.
- Monatlich sichern und nicht überschreiben. Der abgeschlossene Monat kommt als Kopie in einen Ordner mit dem Monatsnamen und wird nicht mehr angefasst. Zwei Jahre.
Häufige Fragen
Ist Zeiterfassung mit Excel erlaubt?
Ja. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Programm vor – es schreibt vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG). Eine sauber geführte Excel-Tabelle erfüllt das. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnung vollständig ist, zeitnah entsteht und aufbewahrt wird.
Wie lange muss ich die Tabellen aufbewahren?
Zwei Jahre ab dem Zeitpunkt, zu dem die Aufzeichnung zu führen war (§ 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG). Für Minijobber und in den Branchen des § 2a SchwarzArbG muss sie außerdem spätestens am siebten Tag nach der Arbeit vorliegen. Bei einer Prüfung durch den Zoll müssen Sie die Dateien vorlegen können.
Warum rechnet die Vorlage nach dem Ausfüllen von selbst?
Weil in der Spalte „Arbeitszeit“ und unter „Summe“ und „Differenz“ echte Formeln stehen und keine festen Zahlen. Tragen Sie eine Zeit nach oder ändern Sie eine Pause, rechnet die Tabelle sofort neu – auch bei Schichten über Mitternacht.
Funktioniert die Datei auch in LibreOffice oder Google Tabellen?
Ja. Es ist eine gewöhnliche .xlsx-Datei ohne Makros. Sie öffnet sich in Excel, LibreOffice Calc, Numbers und Google Tabellen; die Formeln sind Standardfunktionen.
Wann reicht Excel nicht mehr?
Wenn niemand mehr nachvollziehen kann, wer wann was eingetragen hat. Eine Tabelle lässt sich nachträglich ändern, ohne dass man es sieht – im Streit über Überstunden steht dann Aussage gegen Aussage. Dazu kommt der Aufwand: abtippen, zusammenrechnen, erinnern. Ab etwa fünf Mitarbeitern kostet das mehr Zeit, als es spart.
Kostet die Vorlage etwas oder brauche ich ein Konto?
Nein, beides nicht. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, keine Zahlungsdaten. Die Datei entsteht in Ihrem Browser und wird nirgendwohin gesendet.
Quellen: § 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG; § 2a SchwarzArbG; BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21; EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18. Stand: September 2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.