Branchen
Zeiterfassung für Pflege und Gesundheit
Pflegedienste und Pflegeheime arbeiten rund um die Uhr, an Sonn- und Feiertagen, mit Nachtdiensten und Rufbereitschaft – und mit eigenen Regeln für Ruhezeit und Mindestlohn. irot Time kennt sie: Dienstplan mit Ruhezeitprüfung, Zuschläge aus den Stempelungen, Pflegemindestlohn je Gruppe, Krankmeldungen als Gesundheitsdaten geschützt.
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Kurz gesagt: In Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung darf die Ruhezeit um eine Stunde kürzer sein, wenn sie binnen eines Monats auf zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG); Einsätze in der Rufbereitschaft dürfen die Ruhezeit bis zur Hälfte kürzen (§ 5 Abs. 3); Sonntagsdienst ist erlaubt (§ 10 Abs. 1 Nr. 3). Der Pflegemindestlohn liegt seit 01.07.2026 bei 16,52 € für Pflegehilfskräfte, 17,80 € für qualifizierte Pflegehilfskräfte und 21,03 € für Pflegefachkräfte. Die Zeiterfassung selbst ist seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 Pflicht für jeden Arbeitgeber, für Minijobber nach § 17 MiLoG.
Was in der Pflege gilt
Ambulant oder stationär – die Regeln, mit Fundstelle.
| Thema | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Zeiterfassung für alle | Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen – unabhängig von Branche und Betriebsgröße. | BAG, 1 ABR 22/21; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – Zeiterfassung Pflicht 2026: was gilt |
| Arbeitszeit aufzeichnen | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, mindestens zwei Jahre aufbewahren, in Deutschland und auf Deutsch, auf Verlangen am Ort der Beschäftigung bereithalten. Gilt in der Pflege für Minijobber; die Branche selbst steht nicht in § 2a SchwarzArbG. | § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG |
| Pflegemindestlohn | Pflegehilfskräfte 16,52 €, qualifizierte Pflegehilfskräfte 17,80 €, Pflegefachkräfte 21,03 € je Stunde seit 01.07.2026; nächste Stufe am 01.07.2027 (Tabelle unten). | 7. PflegeArbbV vom 03.03.2026 (BGBl. 2026 I Nr. 58) |
| Ruhezeit | Nach dem Arbeitstag mindestens elf Stunden ununterbrochen frei. | § 5 Abs. 1 ArbZG |
| Verkürzte Ruhezeit | In Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden – wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. | § 5 Abs. 2 ArbZG |
| Rufbereitschaft | In Krankenhäusern und Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung dürfen Kürzungen der Ruhezeit durch Einsätze in der Rufbereitschaft, die nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit ausmachen, zu anderen Zeiten ausgeglichen werden. | § 5 Abs. 3 ArbZG |
| Sonn- und Feiertage | Beschäftigte in Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen dürfen an Sonn- und Feiertagen beschäftigt werden, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können. Mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei, und für jeden Sonntag gibt es einen Ersatzruhetag binnen zwei Wochen. | § 10 Abs. 1 Nr. 3, § 11 Abs. 1 und 3 ArbZG |
| Nachtzeit und Nachtarbeit | Nachtzeit ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr. Nachtarbeit ist jede Arbeit mit mehr als zwei Stunden in der Nachtzeit; Nachtarbeitnehmer ist, wer normalerweise in Wechselschicht nachts arbeitet oder an mindestens 48 Tagen im Jahr. | § 2 Abs. 3 bis 5 ArbZG |
| Grenzen für Nachtarbeitnehmer | Acht Stunden am Werktag; bis zu zehn nur, wenn innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Ohne Tarifregelung steht Nachtarbeitnehmern für die Nachtstunden ein angemessener Zuschlag oder bezahlte freie Tage zu; arbeitsmedizinische Untersuchung alle drei Jahre, ab 50 jährlich. | § 6 Abs. 2, 3 und 5 ArbZG |
| Steuerfreie Zuschläge | Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit bleiben steuerfrei bis 25 % für Nachtarbeit, 50 % für Sonntagsarbeit, 125 % an gesetzlichen Feiertagen und am 31.12. ab 14 Uhr, 150 % am 24.12. ab 14 Uhr, am 25./26.12. und am 1. Mai – vom Grundlohn, höchstens 50 € je Stunde. Nachtarbeit im Sinne dieser Vorschrift ist die Arbeit von 20 bis 6 Uhr, Sonntags- und Feiertagsarbeit die von 0 bis 24 Uhr des Tages; beginnt die Nachtarbeit vor 0 Uhr, gelten von 0 bis 4 Uhr 40 %. | § 3b Abs. 1 bis 3 EStG |
| Ruhepausen | Ab mehr als sechs Stunden 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten; spätestens nach sechs Stunden; Pausen von mindestens 15 Minuten zählen. | § 4 ArbZG |
| Höchstarbeitszeit | Acht Stunden am Werktag; bis zu zehn, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. | § 3 ArbZG |
| Tarifliche Abweichungen | Für die Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen kann ein Tarifvertrag weitere Abweichungen zulassen, wenn ein gleichwertiger Zeitausgleich den Gesundheitsschutz sichert. | § 7 Abs. 2 Nr. 3 ArbZG |
| Minijob-Grenze | 603 € im Monat. Zum Pflegemindestlohn für Hilfskräfte von 16,52 € sind das gut 36 Stunden – weniger als die 43 zum allgemeinen Mindestlohn. | § 8 Abs. 1a SGB IV |
Mindestlöhne in der Pflege, Stand 16.10.2026
| Tarif | Gruppe | Stundenlohn am 16.10.2026 | Nächste Stufe |
|---|---|---|---|
| Mindestentgelt Pflege7. PflegeArbbV vom 03.03.2026 (BGBl. 2026 I Nr. 58) | Pflegehilfskräfte | 16,52 €01.07.2026 – 30.06.2027 | 16,95 €ab 01.07.2027 |
| Qualifizierte Pflegehilfskräftenur für zugeordnete Beschäftigte | 17,80 €01.07.2026 – 30.06.2027 | 18,26 €ab 01.07.2027 | |
| Pflegefachkräftenur für zugeordnete Beschäftigte | 21,03 €01.07.2026 – 30.06.2027 | 21,58 €ab 01.07.2027 | |
| Gesetzlicher MindestlohnMiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268) | alle Beschäftigten, soweit kein Branchenmindestlohn gilt | 13,90 €ab 01.01.2026 | 14,60 €ab 01.01.2027 |
Verordnungstexte gelesen am 10.10.2026 (recht.bund.de) und mit der Übersicht der Branchenmindestlöhne des Zolls abgeglichen; Mindestlohn geprüft am 12.09.2026. Dieselben Werte rechnet irot Time, solange der Betrieb keinen eigenen Satz einträgt – ein höherer Tarif- oder Vertragslohn geht immer vor.
Wenn morgen der Zoll kommt
Was ein Prüfer in der Pflege sehen will – und wo es in irot Time liegt.
| Der Prüfer will sehen | Grundlage | In irot Time |
|---|---|---|
| Aufzeichnungen der letzten zwei Jahre: je Tag Beginn, Ende und Dauer | § 17 Abs. 1 MiLoG | Jede Stempelung mit Originalzeit; Monatsnachweis je Person als PDF; Prüfmappe 03 mit allen Arbeitsblöcken als CSV |
| Korrekturen mit altem und neuem Wert, Bearbeiter und Grund | § 17 MiLoG; Prüfung durch den Zoll (§ 14 MiLoG) | Prüfmappe 04: Änderungsprotokoll mit Vorher, Nachher, Bearbeiter und Begründung – nachträglich nicht veränderbar |
| Ruhezeit mit Verkürzung und Ausgleich auf zwölf Stunden | § 5 Abs. 1 und 2 ArbZG | Geprüft bei jeder Buchung und im Dienstplanvorschlag; Befunde in Prüfmappe 05 |
| Rufbereitschaft: Einsätze und ihr Ausgleich | § 5 Abs. 3 ArbZG | Rufbereitschaft als eigene Buchungsart mit Einsatzzeiten; Zuschlag nach Ihrem Regelwerk |
| Pflegemindestlohn je Gruppe eingehalten | 7. PflegeArbbV | Der Wächter rechnet mit dem amtlichen Satz der Gruppe, stellt am Stichtag um und warnt, wenn ein Stundenlohn darunter liegt |
| Minijobber: Stunden und Verdienst gegen die Grenze | § 8 Abs. 1a und 1b SGB IV; § 17 MiLoG | Der Wächter rechnet jeden Monat mit dem amtlichen Mindestlohn und der Minijob-Grenze und warnt, bevor sie überschritten wird |
| Pausen und Ruhezeiten je Tag | §§ 4 und 5 ArbZG | Prüfung bei jeder Buchung mit Hinweis, bevor ein Verstoß entsteht; Prüfmappe 05: Befunde je Tag und Person mit Quelle und Status |
| Tage über acht Stunden und ihr Ausgleich | § 3, § 16 Abs. 2 ArbZG | Überlange Tage als Befund in Prüfmappe 05; der Sechs-Monats-Durchschnitt wird mitgerechnet |
| Nachweise der Beschäftigten: Berufsurkunde, Führerschein für den ambulanten Dienst, Aufenthaltstitel | je nach Nachweis § 4a Abs. 5 AufenthG, § 43 IfSG, § 34a GewO | Nachweise mit Ablaufdatum in der Personalakte, Warnung 60 und 30 Tage vorher; Prüfmappe 08 mit Stand zum Stichtag |
| Unterweisungen: Hygiene, Datenschutz, jährliche Unterweisung nach § 12 ArbSchG | § 12 ArbSchG; § 43 Abs. 4 IfSG | Unterweisungen mit Intervall, Lesen und Unterschrift am Handy oder Terminal; Prüfmappe 10 je Person und Jahr |
| Krankmeldungen nur für Berechtigte sichtbar | Art. 9 DSGVO | Gesundheitsdaten nur für Führung und Verwaltung; die Betriebsratsrolle sieht sie nicht; die Sechs-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung läuft mit |
Rechenbeispiel: Nachtdienst von 20 bis 6 Uhr, Pflegefachkraft
Zehn Stunden: erlaubt für Nachtarbeitnehmer nur, wenn im Kalendermonat oder in vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 6 Abs. 2 ArbZG). Danach elf Stunden Ruhezeit – frühestens 17 Uhr geht es weiter, mit Verkürzung nach § 5 Abs. 2 ausnahmsweise 16 Uhr.
Sieben der zehn Stunden liegen in der Nachtzeit des Arbeitszeitgesetzes (23 bis 6 Uhr). Für den steuerfreien Zuschlag zählt das Einkommensteuergesetz die Zeit von 20 bis 6 Uhr – also alle zehn Stunden. Zahlt die Einrichtung den Höchstzuschlag auf den Pflegemindestlohn für Fachkräfte von 21,03 €, gilt von 0 bis 4 Uhr der Satz von 40 %, weil die Arbeit vor 0 Uhr begonnen hat (§ 3b Abs. 2 und 3 EStG):
6 h × 25 % + 4 h × 40 % = 31,55 € + 33,65 € = 65,19 € steuerfrei je Nacht
irot Time zählt die Nachtstunden je Dienst, prüft die Ruhezeit beim nächsten Dienst schon im Plan und übergibt die Stunden je Zuschlagsart an die Lohnabrechnung. Die Höhe der Zuschläge kommt aus Ihrem Tarif oder Ihrer Einrichtung – nicht aus dem Programm.
Was irot Time in der Pflege leistet
DienstplanungModul Schichtplanung
Früh-, Spät- und Nachtdienste als Vorschlag nach Mindestbesetzung, Urlaub, Ruhezeit und Wünschen – mit fairer Verteilung der Nacht- und Wochenenddienste und einer Begründung je Dienst.
ZuschlägeModul Lohn & DATEV
Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit aus den Stempelungen, mit den Sätzen Ihres Tarifs, fertig für DATEV.
Ruhezeiten im Blick
Zu kurze Ruhezeiten zwischen Diensten fallen auf, bevor der Dienst beginnt – mit dem Ausgleich auf zwölf Stunden nach § 5 Abs. 2.
Rufbereitschaft
Bereitschaft und Einsätze als eigene Buchungen; der Ausgleich nach § 5 Abs. 3 wird mitgerechnet.
Krankmeldungen geschützt
Als Gesundheitsdaten nur für Führung und Verwaltung sichtbar – mit Sechs-Wochen-Frist der Entgeltfortzahlung.
Stempeln auf Station
Ein Tablet im Dienstzimmer genügt – mit PIN oder Chip, auch ohne WLAN.
Ambulante Pflege
Mitarbeiter stempeln unterwegs am eigenen Handy (Zeiterfassung per Handy) – ohne Standortortung; die Tour wird beim Kommen gewählt.
Pflegemindestlohn je GruppeModul Lohn & DATEV
Hilfskraft, qualifizierte Hilfskraft, Fachkraft: der amtliche Satz mit Fundstelle, automatisch zur nächsten Stufe.
Pflegedienst oder Pflegeheim: was sich unterscheidet
Ambulant: Die Tour beginnt mit dem Kommen am Handy und endet mit dem Gehen nach dem letzten Patienten; die Fahrzeit zwischen den Einsätzen ist Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Ortung gibt es nicht – die Zeit kommt vom Server, der Einsatz von der Tour. Minijobber mit wenigen Stunden sind hier häufig, und die Grenze von 603 € ist zum Pflegemindestlohn schneller erreicht als zum allgemeinen.
Stationär: Drei Dienste, Nachtwache, Wochenende. Das Tablet im Dienstzimmer ist die Stempeluhr, der Dienstplan kennt Ruhezeit, Nachtarbeitsgrenze und Sonntage; Rufbereitschaft wird eigens gebucht. Für beide gilt § 5 Abs. 2 und 3 ArbZG – und für beide die Vertraulichkeit der Krankmeldungen.
Pflegemindestlohn: drei Gruppen, ein Stichtag
Die 7. Pflegearbeitsbedingungenverordnung legt seit 01.07.2026 drei Sätze fest: 16,52 € für Pflegehilfskräfte, 17,80 € für qualifizierte Pflegehilfskräfte mit mindestens einjähriger Ausbildung und 21,03 € für Pflegefachkräfte; am 01.07.2027 folgt die nächste Stufe (16,95 € / 18,26 € / 21,58 €). Welche Gruppe gilt, hängt von Ausbildung und Tätigkeit ab – das trägt die Einrichtung je Person ein; irot Time rechnet dann mit dem amtlichen Satz, warnt bei einem Stundenlohn darunter und stellt am Stichtag selbst um. Ein höherer Tarif- oder Vertragslohn geht immer vor.
Vorlagen und Rechner für Pflege und Gesundheit
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Dienstplan-Vorlage
Wochenplan als PDF – prüft Pause und Ruhezeit beim Ausfüllen.
ÖffnenPausen- und Ruhezeitrechner
Pause, Zehn-Stunden-Grenze und Ruhezeit für einen Dienst prüfen.
ÖffnenUrlaubsanspruch-Rechner
Anteilig, Teilzeit, Resturlaub – mit PDF-Nachweis; für die vielen Teilzeitkräfte in der Pflege.
ÖffnenBetriebsvereinbarung (Muster)
Vollständiger Text als RTF mit Ausfüllhilfe – auch als Vorlage für eine Dienstvereinbarung.
ÖffnenStundenzettel-Generator
Ausfüllen und als PDF oder Excel laden – ohne Anmeldung.
ÖffnenHäufige Fragen
Ist Zeiterfassung in der Pflege Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) erfasst jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit; Zeiten über acht Stunden sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen. Für Minijobber gilt § 17 MiLoG mit der Sieben-Tage-Frist und zwei Jahren Aufbewahrung.
Welche Ruhezeit gilt nach dem Nachtdienst?
Elf Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG). In Krankenhäusern und Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung darf sie um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2). Wer um 6 Uhr geht, darf frühestens um 17 Uhr, ausnahmsweise um 16 Uhr, wieder anfangen.
Wie wird Rufbereitschaft gezählt?
Rufbereitschaft selbst ist keine Arbeitszeit, der Einsatz schon. Kürzt ein Einsatz die Ruhezeit, darf das in Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung zu anderen Zeiten ausgeglichen werden, solange die Kürzung nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit ausmacht (§ 5 Abs. 3 ArbZG). irot Time bucht Bereitschaft und Einsatz getrennt und rechnet den Ausgleich mit.
Wie hoch ist der Pflegemindestlohn 2026?
Seit 01.07.2026: 16,52 € für Pflegehilfskräfte, 17,80 € für qualifizierte Pflegehilfskräfte, 21,03 € für Pflegefachkräfte (7. PflegeArbbV, BGBl. 2026 I Nr. 58); nächste Stufe am 01.07.2027. irot Time rechnet mit denselben Werten.
Darf der Betriebsrat oder die MAV Krankmeldungen sehen?
Nein. Krankmeldungen sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. In irot Time sehen sie nur Führung und Verwaltung; die Betriebsratsrolle sieht Abwesenheit, aber nicht den Grund. Das Änderungsprotokoll und die Prüfmappe kann sie dagegen einsehen.
Wird in der ambulanten Pflege der Standort erfasst?
Nein. Beim Stempeln am Handy wählt die Person die Tour; die Uhrzeit setzt der Server. Es gibt keine Ortung und kein Bewegungsprofil – nur Beginn, Ende, Pausen und die gewählte Tour.
Quellen: §§ 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11 und 16 ArbZG; § 3b EStG; § 17 MiLoG (gesetze-im-internet.de, abgerufen 16.10.2026); § 8 Abs. 1a SGB IV (abgerufen 29.09.2026); 7. Pflegearbeitsbedingungenverordnung vom 03.03.2026 (BGBl. 2026 I Nr. 58), gelesen 10.10.2026, abgeglichen mit der Übersicht des Zolls; Mindestlohn 13,90 € und Minijob-Grenze 603 €: MiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268); Bekanntmachung des BMAS nach § 8 Abs. 1a SGB IV vom 7. November 2025 (BAnz AT 20.11.2025 B1) (geprüft 12.09.2026); Art. 9 DSGVO (siehe /zeiterfassung-dsgvo/); BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21. Gesetzestexte bei gesetze-im-internet.de. Geprüft von irot, letzte Prüfung 16.10.2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
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Bis drei Mitarbeiter ist irot Time dauerhaft kostenlos – mit allem, was hier steht, ohne Zahlungsdaten. Ab dem vierten kostet Basis 9 € im Monat für bis zu fünf Personen; das Paket Schichtbetrieb mit den Modulen dieser Branche gibt es ab 17 €. Aushilfen und Teilzeitkräfte kosten innerhalb der Größenstufe nichts extra.
Bis 3 Mitarbeiter dauerhaft kostenlos
Voller Funktionsumfang, keine Zahlungsdaten, keine automatische Verlängerung. Ab dem vierten Mitarbeiter eine Lizenz – alles Erfasste bleibt erhalten.
Was kostet es ab dem vierten Mitarbeiter? Alle Preise · Lieber gleich loslegen? Direkt bestellen · Fragen? time@irot.com