Control horario y protección de datos
Los datos de jornada dicen a qué hora entra cada persona, cuándo descansa y cuándo está de baja. Son datos personales corrientes, pero mal tratados se convierten en un problema, y casi todo se decide una sola vez al principio.
Las cuatro decisiones que se toman una vez
- Base jurídica. Obligación legal para el registro que exige el art. 34.9 ET; interés legítimo o contrato para lo demás. Póngalo por escrito: es lo primero que se pregunta.
- Plazo. Cuatro años para el registro de jornada. Después, supresión controlada.
- Quién ve qué. Cuatro roles de fábrica —empleado, mando, representación de los trabajadores y administración— en lugar de un único usuario compartido, que es como se pierde el control de esto en la práctica.
- Información previa. Antes de empezar, y con consulta a la representación legal cuando la haya. Cómo se organiza.
Categorías especiales: cómo no necesitarlas
Dos cosas convierten un sistema de fichaje en tratamiento de categoría especial. La biometría, que cae en el art. 9 RGPD tanto si identifica como si solo autentica — por eso no la ofrecemos, y aquí está el razonamiento. Y los datos de salud: la baja se registra como ausencia, sin diagnóstico, y el asistente de IA nunca trabaja con ellos.
Dónde están los datos
- Servidores en Alemania bajo RGPD, cifrado en tránsito y copias diarias — o su propio servidor, donde no llegan a nosotros.
- Cada cliente tiene su instalación y su base de datos. Sin base compartida no existe el fallo que deja ver los datos de otra empresa.
- Exportación completa en formatos abiertos, siempre, también si deja de ser cliente.
De los diecinueve proveedores que comparamos, solo tres dicen algo sobre dónde se guardan los datos. La tabla.
Los derechos, y lo que tarda cada uno
- Acceso: un botón, un archivo.
- Rectificación: la solicitud de corrección está integrada, con el original al lado del cambio.
- Supresión: pasado el plazo, borrado controlado en vez de una base que crece para siempre.
- Portabilidad: formatos abiertos, siempre.
Contrato de encargo
Cuando alojamos nosotros hace falta contrato de encargo del tratamiento (art. 28 RGPD). Está publicado y se firma dentro del programa. Más detalle sobre seguridad.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo se conservan los registros?
Cuatro años, por exigencia del propio art. 34.9 ET. Ese es el plazo, y conservarlo todo para siempre no es una opción neutra: es una decisión que habría que justificar.
¿Cuál es la base jurídica?
Para el registro en sí, el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD). Para lo operativo —turnos, saldos, imputación a obra— suele ser el interés legítimo o la ejecución del contrato. El consentimiento encaja mal en una relación laboral por el desequilibrio entre las partes.
¿Quién es responsable y quién encargado?
Usted es el responsable del tratamiento. Cuando alojamos nosotros, somos encargado y actuamos según sus instrucciones, con contrato de encargo. En su propio servidor no hay encargado: los datos no llegan a nosotros.
¿Y si un empleado ejerce su derecho de acceso?
Se exporta con un botón todo lo que consta sobre esa persona, en un archivo legible. Un derecho que cuesta una tarde de trabajo es un derecho que en la práctica se desincentiva.
Gratis hasta 3 empleados, para siempre
Treinta días con todo incluido, también el asistente de IA, sin tarjeta y sin renovación automática. Al terminar la prueba, si tiene hasta 3 empleados sigue funcionando gratis. Y durante los 60 primeros días le devolvemos el dinero si no le convence.
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¿Dudas? Escríbanos a time@irot.com. Respondemos en días laborables, normalmente al día siguiente.