El registro se organiza con la representación, no por encima de ella
Es la parte del art. 34.9 que más se salta y la que más problemas da después. La obligación no es solo registrar: es organizar y documentar el registro por una vía concreta.
Las tres vías del art. 34.9, en orden
- Convenio colectivo. Si el suyo regula el registro, manda el convenio. Es lo primero que hay que mirar, y a menudo lo último que se mira.
- Acuerdo de empresa con la representación legal.
- Decisión de la empresa, previa consulta con la representación legal. «Previa» es literal: la consulta va antes de implantar, no después.
La tercera vía es la que usan casi todas las pymes, y es donde se comete el error: decidir el sistema, ponerlo en marcha y comunicarlo. El orden importa.
Qué conviene dejar documentado
- Qué sistema se usa y cómo se ficha —terminal, móvil, ordenador— y qué pasa si falla.
- Qué se registra exactamente: inicio y fin como mínimo legal, y si se registran también las pausas.
- Cómo se corrige un olvido, quién aprueba y dónde queda constancia.
- Durante cuánto se conserva —cuatro años— y quién accede a qué.
- Cómo se entregan los resúmenes de horas extra y de tiempo parcial con la nómina (arts. 35.5 y 12.4.c ET).
Ese documento es el que le piden si hay una actuación inspectora, y el que evita la discusión de si el sistema se impuso o se acordó.
El acceso de los representantes
El artículo es explícito: los registros permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección. En la práctica eso significa que la representación tiene que poder consultarlos sin depender de que alguien se los exporte a mano cada vez.
En irot Time hay un rol propio para la representación de los trabajadores, con su acceso delimitado y registrado. No es el rol de administración con otro nombre: ve lo que le corresponde y no lo que no.
Garantías digitales en convenio
El art. 91 de la LOPDGDD permite que los convenios colectivos establezcan garantías adicionales de los derechos digitales en el trabajo. Es el lugar donde acordar por escrito qué no se hace: nada de biometría, nada de geolocalización continua, nada de medir actividad. Nosotros ya no construimos esas funciones —aquí explicamos por qué— pero tenerlo en convenio es lo que le protege frente al siguiente proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta negociar el sistema de registro?
El art. 34.9 ET dice cómo se organiza y documenta: por convenio colectivo, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores. La decisión unilateral sin esa consulta previa es el defecto más frecuente, y no es un detalle formal.
¿Y si no hay representación legal en la empresa?
Entonces no hay consulta que hacer y la empresa decide. Conviene dejar constancia de cómo se organizó el sistema de todos modos: lo que no está documentado es difícil de defender tres años después.
¿Pueden los representantes ver los registros?
Sí, expresamente. El art. 34.9 dice que los registros permanecen a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. Los tres.
¿Se pueden pactar garantías sobre el control digital?
El art. 91 de la LOPDGDD abre precisamente esa puerta: los convenios colectivos pueden establecer garantías adicionales de los derechos digitales en el ámbito laboral. Es el sitio natural para acordar qué se registra y qué no.
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