Branchen
Zeiterfassung für Hotel und Beherbergung
Hotels und Pensionen gehören zum Beherbergungsgewerbe und damit zu den Branchen mit der strengsten Aufzeichnungspflicht: jeder Arbeitstag aller Beschäftigten mit Beginn, Ende und Dauer, binnen sieben Tagen, zwei Jahre lang. irot Time erfasst Rezeption, Housekeeping, Frühstück, Küche und Nachtdienst am Tablet im Personalraum, zählt fertige Zimmer je Schicht und rechnet Nachtarbeit, Saisonkräfte und Minijob-Grenze mit.
Passendes Paket
Schichtbetrieb
Für Gastronomie, Hotel, Pflege und Handel: Dienstplan und Lohn mit Zuschlägen.
- Basis mit allem, was das Gesetz verlangt
- Schichtplanung
- Lohn & DATEV
- 20 % auf die Module im Paket
„ab“ gilt für bis 5 Mitarbeiter, netto zzgl. USt. Paket direkt bestellen · alle Preise
Kurz gesagt: Im Beherbergungsgewerbe gilt die Aufzeichnungspflicht des § 17 MiLoG für alle Beschäftigten, weil die Branche in § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG steht – und jede und jeder hat bei der Arbeit den Ausweis dabei, nach einem schriftlichen Hinweis des Arbeitgebers. Die Ruhezeit darf um eine Stunde kürzer sein, wenn sie binnen eines Monats auf zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG), Sonntagsarbeit ist erlaubt (§ 10 Abs. 1 Nr. 4). Wer nachts an der Rezeption steht, ist schnell Nachtarbeitnehmer mit eigener Acht-Stunden-Grenze (§ 6 Abs. 2). Saisonkräfte können kurzfristig beschäftigt sein – höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV); die Minijob-Grenze liegt bei 603 € im Monat.
Was im Hotel gilt
Das Beherbergungsgewerbe steht in § 2a SchwarzArbG – deshalb gilt hier mehr als in einem Büro. Die Regeln, mit Fundstelle.
| Thema | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Arbeitszeit aufzeichnen | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, mindestens zwei Jahre aufbewahren, in Deutschland und auf Deutsch, auf Verlangen am Ort der Beschäftigung bereithalten. Gilt im Beherbergungsgewerbe für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber. | § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG |
| Ausweis mitführen und darauf hinweisen | Wer im Beherbergungsgewerbe arbeitet, hat Personalausweis oder Pass bei der Arbeit dabei und zeigt ihn dem Zoll auf Verlangen. Der Arbeitgeber weist jede und jeden vorher nachweislich und schriftlich darauf hin, bewahrt den Hinweis auf und legt ihn bei einer Prüfung vor. | § 2a Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 SchwarzArbG |
| Ruhepausen | Ab mehr als sechs Stunden 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten; spätestens nach sechs Stunden; Pausen von mindestens 15 Minuten zählen. | § 4 ArbZG |
| Verkürzte Ruhezeit | In Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden – wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. | § 5 Abs. 2 ArbZG |
| Sonn- und Feiertage | Beschäftigte in Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung dürfen an Sonn- und Feiertagen beschäftigt werden, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können. Mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei, und für jeden Sonntag gibt es einen Ersatzruhetag binnen zwei Wochen. | § 10 Abs. 1 Nr. 4, § 11 Abs. 1 und 3 ArbZG |
| Nachtzeit und Nachtarbeit | Nachtzeit ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr. Nachtarbeit ist jede Arbeit mit mehr als zwei Stunden in der Nachtzeit; Nachtarbeitnehmer ist, wer normalerweise in Wechselschicht nachts arbeitet oder an mindestens 48 Tagen im Jahr. | § 2 Abs. 3 bis 5 ArbZG |
| Grenzen für Nachtarbeitnehmer | Acht Stunden am Werktag; bis zu zehn nur, wenn innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Ohne Tarifregelung steht Nachtarbeitnehmern für die Nachtstunden ein angemessener Zuschlag oder bezahlte freie Tage zu; arbeitsmedizinische Untersuchung alle drei Jahre, ab 50 jährlich. | § 6 Abs. 2, 3 und 5 ArbZG |
| Steuerfreie Zuschläge | Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit bleiben steuerfrei bis 25 % für Nachtarbeit, 50 % für Sonntagsarbeit, 125 % an gesetzlichen Feiertagen und am 31.12. ab 14 Uhr, 150 % am 24.12. ab 14 Uhr, am 25./26.12. und am 1. Mai – vom Grundlohn, höchstens 50 € je Stunde. Nachtarbeit im Sinne dieser Vorschrift ist die Arbeit von 20 bis 6 Uhr, Sonntags- und Feiertagsarbeit die von 0 bis 24 Uhr des Tages; beginnt die Nachtarbeit vor 0 Uhr, gelten von 0 bis 4 Uhr 40 %. | § 3b Abs. 1 bis 3 EStG |
| Trinkgeld | Trinkgeld, das Gäste freiwillig und ohne Rechtsanspruch zusätzlich zum Lohn geben, ist für die Beschäftigten steuerfrei. | § 3 Nr. 51 EStG |
| Saisonkräfte: kurzfristige Beschäftigung | Kurzfristig ist eine Beschäftigung, die im Kalenderjahr auf höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist – nicht, wenn sie berufsmäßig ausgeübt wird und mehr als die Geringfügigkeitsgrenze einbringt. | § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV |
| Minijob-Grenze | 603 € im Monat; zum Mindestlohn von 13,90 € sind das gut 43 Stunden. | § 8 Abs. 1a SGB IV |
| Jugendliche | Jugendliche dürfen nur von 6 bis 20 Uhr beschäftigt werden; im Gaststättengewerbe dürfen Jugendliche über 16 bis 22 Uhr arbeiten. | § 14 Abs. 1 und 2 Nr. 1 JArbSchG |
| Belehrung nach Infektionsschutzgesetz | Wer in Küche oder Frühstücksservice mit Lebensmitteln nach § 42 Abs. 2 IfSG umgeht oder in Küchen arbeitet, braucht vor der ersten Tätigkeit eine höchstens drei Monate alte Bescheinigung des Gesundheitsamts. Der Arbeitgeber belehrt nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre, dokumentiert die Teilnahme und hält Bescheinigung und letzte Dokumentation an der Betriebsstätte zur Vorlage bereit. | § 42 Abs. 1 und 2, § 43 Abs. 1, 4 und 5 IfSG |
| Aufzeichnung über acht Stunden | Jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. | § 16 Abs. 2 ArbZG |
Mindestlöhne im Hotel, Stand 16.10.2026
| Tarif | Gruppe | Stundenlohn am 16.10.2026 | Nächste Stufe |
|---|---|---|---|
| Gesetzlicher MindestlohnMiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268) | alle Beschäftigten, soweit kein Branchenmindestlohn gilt | 13,90 €ab 01.01.2026 | 14,60 €ab 01.01.2027 |
Verordnungstexte gelesen am 10.10.2026 (recht.bund.de) und mit der Übersicht der Branchenmindestlöhne des Zolls abgeglichen; Mindestlohn geprüft am 12.09.2026. Dieselben Werte rechnet irot Time, solange der Betrieb keinen eigenen Satz einträgt – ein höherer Tarif- oder Vertragslohn geht immer vor.
Einen bundesweiten Branchenmindestlohn für Hotels gibt es nach der Übersicht des Zolls nicht. In einigen Ländern sind Tarifverträge des Hotel- und Gaststättengewerbes allgemeinverbindlich (Verzeichnis des BMAS, Stand 01.10.2026) – ob einer für Ihr Haus gilt, steht dort.
Wenn morgen der Zoll kommt
Was ein Prüfer im Hotel sehen will – und wo es in irot Time liegt.
| Der Prüfer will sehen | Grundlage | In irot Time |
|---|---|---|
| Aufzeichnungen der letzten zwei Jahre: je Tag Beginn, Ende und Dauer | § 17 Abs. 1 MiLoG | Jede Stempelung mit Originalzeit; Monatsnachweis je Person als PDF; Prüfmappe 03 mit allen Arbeitsblöcken als CSV |
| Korrekturen mit altem und neuem Wert, Bearbeiter und Grund | § 17 MiLoG; Prüfung durch den Zoll (§ 14 MiLoG) | Prüfmappe 04: Änderungsprotokoll mit Vorher, Nachher, Bearbeiter und Begründung – nachträglich nicht veränderbar |
| Der schriftliche Hinweis auf die Ausweispflicht – für jede und jeden, mit Datum | § 2a Abs. 2 SchwarzArbG (Abs. 1 Nr. 2) | Hinweis als Dokument mit Lesebestätigung und Unterschrift; Prüfmappe 07 zeigt je Person, wann er erteilt wurde – „nicht erfasst“ fällt sofort auf |
| Minijobber: Stunden und Verdienst gegen die Grenze | § 8 Abs. 1a und 1b SGB IV; § 17 MiLoG | Der Wächter rechnet jeden Monat mit dem amtlichen Mindestlohn und der Minijob-Grenze und warnt, bevor sie überschritten wird |
| Saisonkräfte: 70 Arbeitstage oder drei Monate im Jahr | § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV | Der Wächter zählt gestempelte und geplante Arbeitstage je Kalenderjahr und meldet, wenn die Grenze in Sicht ist |
| Pausen und Ruhezeiten je Tag | §§ 4 und 5 ArbZG | Prüfung bei jeder Buchung mit Hinweis, bevor ein Verstoß entsteht; Prüfmappe 05: Befunde je Tag und Person mit Quelle und Status |
| Nachtarbeitnehmer: acht Stunden, zehn nur mit Ausgleich im Monat | § 6 Abs. 2 ArbZG | Erkennt Nachtarbeitnehmer an 48 Nachtdiensten im Jahr und warnt im Dienst, bevor die Grenze ohne Ausgleich überschritten wird |
| Tage über acht Stunden und ihr Ausgleich | § 3, § 16 Abs. 2 ArbZG | Überlange Tage als Befund in Prüfmappe 05; der Sechs-Monats-Durchschnitt wird mitgerechnet |
| Nachweise der Beschäftigten: Bescheinigung und Belehrung nach § 43 IfSG, Aufenthaltstitel bei Beschäftigten aus Drittstaaten | je nach Nachweis § 4a Abs. 5 AufenthG, § 43 IfSG, § 34a GewO | Nachweise mit Ablaufdatum in der Personalakte, Warnung 60 und 30 Tage vorher; Prüfmappe 08 mit Stand zum Stichtag |
| Unterweisungen: Belehrung nach § 43 Abs. 4 IfSG alle zwei Jahre, Brandschutz | § 12 ArbSchG; § 43 Abs. 4 IfSG | Unterweisungen mit Intervall, Lesen und Unterschrift am Handy oder Terminal; Prüfmappe 10 je Person und Jahr |
Rechenbeispiel: Nachtportier von 22:00 bis 6:30 Uhr
Mit einer halben Stunde Pause um 2 Uhr sind das acht Stunden Arbeit. Sechseinhalb davon liegen in der Nachtzeit des Arbeitszeitgesetzes (23 bis 6 Uhr) – das ist Nachtarbeit. Wer solche Dienste an 48 Tagen im Jahr hat, ist Nachtarbeitnehmer: acht Stunden sind dann die Grenze, zehn nur mit Ausgleich im Kalendermonat oder in vier Wochen (§ 6 Abs. 2 ArbZG).
Für den steuerfreien Zuschlag zählt das Einkommensteuergesetz die Zeit von 20 bis 6 Uhr: siebeneinhalb Stunden. Weil der Dienst vor 0 Uhr begonnen hat, gelten von 0 bis 4 Uhr 40 % (ohne die Pause dreieinhalb Stunden), sonst 25 %. Auf den Mindestlohn von 13,90 € als Grundlohn:
4 h × 25 % + 3,5 h × 40 % = 13,90 € + 19,46 € = 33,36 € steuerfrei je Nacht (§ 3b Abs. 2 und 3 EStG)
irot Time zählt die Nachtstunden je Dienst, erkennt Nachtarbeitnehmer selbst und warnt im Dienst, bevor die Acht-Stunden-Grenze ohne Ausgleich überschritten wird. Die Höhe der Zuschläge kommt aus Ihrem Vertrag oder Tarif – nicht aus dem Programm.
Was irot Time im Hotel leistet
Stempeluhr im Personalraum
Ein Tablet hinter der Rezeption genügt – PIN oder Chip, auch ohne WLAN, auch wenn morgens das ganze Housekeeping gleichzeitig anfängt.
Dienstplan rund um die UhrModul Schichtplanung
Früh, Spät und Nacht als Vorschlag nach Mindestbesetzung, Urlaub, Ruhezeit und Minijob-Grenze – mit einer Begründung je Dienst.
Zimmer je Schicht
Das Housekeeping meldet fertige Zimmer am Terminal; die Leitung sieht den Stand je Schicht – ohne Rangliste von Personen.
Saisonkräfte und Aushilfen
Kurzfristige Beschäftigung mit 70-Tage-Zähler, Minijob-Grenze mit Monatswarnung – Aushilfen kosten innerhalb der Größenstufe nichts extra.
Nachtdienst nach § 6 Abs. 2
Nachtarbeitnehmer werden erkannt; die Frühwarnung kommt eine Stunde, bevor die Acht-Stunden-Grenze ohne Ausgleich erreicht ist.
Zuschläge und DATEVModul Lohn & DATEV
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge aus den gebuchten Zeiten, fertig für LODAS und Lohn und Gehalt.
Tätigkeiten im Haus
Rezeption, Housekeeping, Frühstück, Service, Küche, Haustechnik und Nachtaudit als eigene Tätigkeiten – Kosten je Bereich am Monatsende.
Zwölf Sprachen
Jede Person wählt ihre Sprache – am Terminal und am Handy, auch die Belehrungen.
Der schriftliche Hinweis auf die Ausweispflicht – die Pflicht, die fast jeder übersieht
§ 2a SchwarzArbG verlangt zweierlei. Erstens: Wer im Beherbergungsgewerbe arbeitet, führt Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mit und legt ihn dem Zoll auf Verlangen vor (Abs. 1 Nr. 2). Zweitens – und das ist der Teil, nach dem bei einer Prüfung gefragt wird: Der Arbeitgeber hat jede und jeden Beschäftigten vor Beginn der Arbeit nachweislich und schriftlich auf diese Pflicht hinzuweisen, den Hinweis für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren und ihn bei der Prüfung vorzulegen (Abs. 2).
In irot Time ist der Hinweis ein Dokument, das jede neue Person beim ersten Anmelden liest und unterschreibt – am Handy oder am Terminal. Die Prüfmappe führt in Liste 07 je Person das Datum des Hinweises; wer noch fehlt, steht mit „nicht erfasst“ oben. Beim Einstellen über das Handy (Einstellung) gehört der Hinweis zu den Unterlagen, die die Person vor dem ersten Arbeitstag abhakt.
Saison: kurzfristig, Minijob oder versicherungspflichtig
Zur Saison kommen Kräfte für wenige Monate. Drei Wege sind üblich: kurzfristig – höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr, unabhängig vom Verdienst, solange die Arbeit nicht berufsmäßig ist (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV); Minijob – bis 603 € im Monat, dafür ohne Tagesgrenze; oder eine normale Beschäftigung. Welche passt, klären Sie mit dem Lohnbüro. irot Time zählt mit: die Arbeitstage je Kalenderjahr für die kurzfristig Beschäftigten, den Monatsverdienst für die Minijobber – und meldet, bevor eine Grenze reißt.
Housekeeping: Zimmer zählen, nicht Menschen bewerten
Fertige Zimmer werden am Terminal je Schicht gemeldet; die Zimmerkontrolle prüft Zimmer für Zimmer mit Fotos, ein Mangel wird zur Aufgabe mit Frist. Die Leitung sieht den Stand des Hauses – keine Rangliste, wer wie viele Zimmer geschafft hat. Leistungskontrolle einzelner Personen wäre mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und ist nicht Zweck der Zeiterfassung.
Vorlagen und Rechner für Hotel und Beherbergung
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Stundenzettel Minijob
Ein Monat je Blatt, mit Hinweis auf die 603 €-Grenze und die Sieben-Tage-Frist.
Herunterladen (PDF)Minijob-Stundenrechner
Wie viele Stunden zum Stundenlohn unter der Grenze bleiben – rechnet im Browser.
ÖffnenDienstplan-Vorlage
Wochenplan als PDF – prüft Pause und Ruhezeit beim Ausfüllen.
ÖffnenPausen- und Ruhezeitrechner
Pause, Zehn-Stunden-Grenze und Ruhezeit für einen Dienst prüfen.
ÖffnenUrlaubsanspruch-Rechner
Anteilig für Saisonkräfte und Teilzeit – mit PDF-Nachweis.
ÖffnenHäufige Fragen
Ist die Zeiterfassung im Hotel Pflicht?
Ja, in der strengsten Form: Nach § 17 Abs. 1 MiLoG in Verbindung mit § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG zeichnen Beherbergungsbetriebe Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten spätestens bis zum siebten Kalendertag auf und bewahren sie mindestens zwei Jahre auf. Fehlt die Aufzeichnung, droht ein Bußgeld bis 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG).
Wie lange darf ein Nachtportier arbeiten?
Ist er Nachtarbeitnehmer – also normalerweise in Wechselschicht nachts oder an mindestens 48 Tagen im Jahr mit mehr als zwei Stunden Nachtzeit –, höchstens acht Stunden am Werktag; bis zu zehn nur, wenn innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 2 Abs. 5, § 6 Abs. 2 ArbZG). Der Sechs-Monats-Ausgleich des § 3 hilft ihm nicht.
Welche Ruhezeit gilt zwischen Spät- und Frühdienst?
Elf Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG). In Beherbergungsbetrieben darf sie um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2). Wer um 23 Uhr geht, darf frühestens um 10 Uhr, ausnahmsweise um 9 Uhr wieder anfangen.
Ist Trinkgeld im Hotel steuerfrei?
Ja, wenn es Gäste freiwillig und ohne Rechtsanspruch zusätzlich zum Lohn geben (§ 3 Nr. 51 EStG). Ein vom Arbeitgeber verteiltes Bedienungsgeld mit Anspruch ist dagegen Lohn. Für die Minijob-Grenze zählt steuerfreies Trinkgeld nicht.
Wie viele Tage darf eine Saisonkraft arbeiten?
Als kurzfristig Beschäftigte höchstens drei Monate oder 70 Arbeitstage im Kalenderjahr (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV), und nur, wenn die Arbeit nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Liegt alles innerhalb von drei Monaten, sind auch mehr als 70 Tage möglich – die beiden Grenzen sind gleichwertig.
Dürfen Auszubildende im Hotel abends arbeiten?
Jugendliche über 16 dürfen im Gaststättengewerbe bis 22 Uhr beschäftigt werden (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 JArbSchG); sonst gilt 6 bis 20 Uhr. irot Time hält die Grenze im Dienstplan und bei der Buchung.
Quellen: § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG; § 2a Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 SchwarzArbG; §§ 2, 4, 5, 6, 10, 11 und 16 ArbZG; § 3b EStG; § 14 JArbSchG; §§ 42 und 43 IfSG (gesetze-im-internet.de, abgerufen 16.10.2026); § 3 Nr. 51 EStG; § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV; § 2 Abs. 5 und § 6 Abs. 2 ArbZG (abgerufen 17.10.2026); § 21 MiLoG (abgerufen 16.10.2026); Verzeichnis der allgemeinverbindlichen Tarifverträge des BMAS, Stand 01.10.2026, Abschnitt Gastgewerbe (gelesen 17.10.2026); Mindestlohn 13,90 € und Minijob-Grenze 603 €: MiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268); Bekanntmachung des BMAS nach § 8 Abs. 1a SGB IV vom 7. November 2025 (BAnz AT 20.11.2025 B1) (geprüft 12.09.2026); Zoll: Pressemitteilung der Generalzolldirektion vom 24.02.2026 (Mindestlohnsonderprüfung), gelesen 16.10.2026. Gesetzestexte bei gesetze-im-internet.de. Geprüft von irot, letzte Prüfung 17.10.2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Preis nach Betriebsgröße, nicht pro Kopf
Bis drei Mitarbeiter ist irot Time dauerhaft kostenlos – mit allem, was hier steht, ohne Zahlungsdaten. Ab dem vierten kostet Basis 9 € im Monat für bis zu fünf Personen; das Paket Schichtbetrieb mit den Modulen dieser Branche gibt es ab 17 €. Aushilfen und Teilzeitkräfte kosten innerhalb der Größenstufe nichts extra.
Bis 3 Mitarbeiter dauerhaft kostenlos
Voller Funktionsumfang, keine Zahlungsdaten, keine automatische Verlängerung. Ab dem vierten Mitarbeiter eine Lizenz – alles Erfasste bleibt erhalten.
Was kostet es ab dem vierten Mitarbeiter? Alle Preise · Lieber gleich loslegen? Direkt bestellen · Fragen? time@irot.com