Branchen
Zeiterfassung für Kita und Kinderbetreuung
Kitas planen Früh- und Spätdienst nach Öffnungszeiten, arbeiten viel in Teilzeit und müssen Belehrungen, Masernschutz und Führungszeugnisse im Blick behalten. irot Time erfasst die Zeit am Tablet im Personalraum, plant nach Mindestbesetzung je Gruppe, trennt Betreuung von Vorbereitung und erinnert an jeden Nachweis, bevor er fehlt.
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Kurz gesagt: Für Kitas gilt das Arbeitszeitgesetz wie für jeden Betrieb – Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit – und seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu erfassen. Dazu kommen Pflichten aus dem Infektionsschutzgesetz: Kindertageseinrichtungen sind Gemeinschaftseinrichtungen (§ 33 Nr. 1 IfSG), das Personal wird vor der ersten Tätigkeit und danach alle zwei Jahre belehrt (§ 34 Abs. 5a IfSG) und weist den Masernschutz nach (§ 20 Abs. 9 IfSG). Für die Betriebserlaubnis prüft der Träger die Eignung des Personals mit Führungszeugnissen und fordert sie regelmäßig neu an (§ 45 Abs. 3 Nr. 2, § 72a SGB VIII).
Was in der Kita gilt
Arbeitszeit, Infektionsschutz und Eignung des Personals – die Regeln, mit Fundstelle.
| Thema | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Zeiterfassung für alle | Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen – unabhängig von Branche und Betriebsgröße. | BAG, 1 ABR 22/21; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – Zeiterfassung Pflicht 2026: was gilt |
| Arbeitszeit aufzeichnen | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, mindestens zwei Jahre aufbewahren, in Deutschland und auf Deutsch, auf Verlangen am Ort der Beschäftigung bereithalten. Gilt in der Kita für Minijobber; die Branche steht nicht in § 2a SchwarzArbG. | § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG |
| Höchstarbeitszeit | Acht Stunden am Werktag; bis zu zehn, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. | § 3 ArbZG |
| Ruhepausen | Ab mehr als sechs Stunden 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten; spätestens nach sechs Stunden; Pausen von mindestens 15 Minuten zählen. | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | Nach dem Arbeitstag mindestens elf Stunden ununterbrochen frei. | § 5 Abs. 1 ArbZG |
| Aufzeichnung über acht Stunden | Jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Gemeinschaftseinrichtung | Kindertageseinrichtungen und Kinderhorte sind Gemeinschaftseinrichtungen im Sinne des Infektionsschutzgesetzes, ebenso die erlaubnispflichtige Kindertagespflege. | § 33 Nr. 1 und 2 IfSG |
| Belehrung des Personals | Wer in der Einrichtung Kontakt zu den Betreuten hat, wird vor der ersten Tätigkeit und danach mindestens alle zwei Jahre vom Arbeitgeber über die gesundheitlichen Anforderungen und Mitwirkungspflichten belehrt; über die Belehrung wird ein Protokoll erstellt und drei Jahre aufbewahrt. | § 34 Abs. 5a IfSG |
| Masernschutz | Wer nach 1970 geboren ist und in einer Gemeinschaftseinrichtung nach § 33 Nr. 1 bis 4 arbeitet, weist der Leitung vor Beginn der Tätigkeit einen ausreichenden Impfschutz, eine Immunität oder eine medizinische Kontraindikation nach. Ohne Nachweis darf die Person dort nicht tätig werden. | § 20 Abs. 8 und 9 IfSG |
| Führungszeugnis | Für die Betriebserlaubnis weist der Träger nach, dass er die Eignung des Personals prüft – mit Führungszeugnissen nach § 30 Abs. 5 und § 30a Abs. 1 BZRG, die er in regelmäßigen Abständen erneut anfordert. Öffentliche Träger beschäftigen niemanden, der wegen bestimmter Straftaten verurteilt ist; mit freien Trägern wird das vereinbart. | § 45 Abs. 3 Nr. 2, § 72a Abs. 1 und 4 SGB VIII |
| Belehrung nach Infektionsschutzgesetz | Wer in der Kita-Küche mit Lebensmitteln nach § 42 Abs. 2 IfSG umgeht oder in Küchen arbeitet, braucht vor der ersten Tätigkeit eine höchstens drei Monate alte Bescheinigung des Gesundheitsamts. Der Arbeitgeber belehrt nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre, dokumentiert die Teilnahme und hält Bescheinigung und letzte Dokumentation an der Betriebsstätte zur Vorlage bereit. | § 42 Abs. 1 und 2, § 43 Abs. 1, 4 und 5 IfSG |
| Minijob-Grenze | 603 € im Monat; zum Mindestlohn von 13,90 € sind das gut 43 Stunden – für Aushilfen in Küche, Reinigung oder Randzeiten. | § 8 Abs. 1a SGB IV |
Mindestlöhne in der Kita, Stand 16.10.2026
| Tarif | Gruppe | Stundenlohn am 16.10.2026 | Nächste Stufe |
|---|---|---|---|
| Gesetzlicher MindestlohnMiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268) | alle Beschäftigten, soweit kein Branchenmindestlohn gilt | 13,90 €ab 01.01.2026 | 14,60 €ab 01.01.2027 |
Verordnungstexte gelesen am 10.10.2026 (recht.bund.de) und mit der Übersicht der Branchenmindestlöhne des Zolls abgeglichen; Mindestlohn geprüft am 12.09.2026. Dieselben Werte rechnet irot Time, solange der Betrieb keinen eigenen Satz einträgt – ein höherer Tarif- oder Vertragslohn geht immer vor.
Für Kitas nennt die Übersicht des Zolls keinen Branchenmindestlohn: Es gilt der gesetzliche Mindestlohn; die Vergütung folgt meist dem Tarif des Trägers.
Wenn morgen der Zoll kommt
Was ein Prüfer in der Kita sehen will – und wo es in irot Time liegt.
| Der Prüfer will sehen | Grundlage | In irot Time |
|---|---|---|
| Aufzeichnungen der letzten zwei Jahre: je Tag Beginn, Ende und Dauer | § 17 Abs. 1 MiLoG | Jede Stempelung mit Originalzeit; Monatsnachweis je Person als PDF; Prüfmappe 03 mit allen Arbeitsblöcken als CSV |
| Korrekturen mit altem und neuem Wert, Bearbeiter und Grund | § 17 MiLoG; Prüfung durch den Zoll (§ 14 MiLoG) | Prüfmappe 04: Änderungsprotokoll mit Vorher, Nachher, Bearbeiter und Begründung – nachträglich nicht veränderbar |
| Pausen und Ruhezeiten je Tag | §§ 4 und 5 ArbZG | Prüfung bei jeder Buchung mit Hinweis, bevor ein Verstoß entsteht; Prüfmappe 05: Befunde je Tag und Person mit Quelle und Status |
| Tage über acht Stunden und ihr Ausgleich | § 3, § 16 Abs. 2 ArbZG | Überlange Tage als Befund in Prüfmappe 05; der Sechs-Monats-Durchschnitt wird mitgerechnet |
| Belehrung nach § 34 Abs. 5a IfSG: vor Beginn, dann alle zwei Jahre, Protokoll drei Jahre | § 34 Abs. 5a IfSG | Unterweisung mit Intervall von zwei Jahren, gelesen und unterschrieben am Handy oder Terminal; Prüfmappe 10 je Person und Jahr |
| Masernschutz-Nachweis vor dem ersten Tag | § 20 Abs. 9 IfSG | Eigene Nachweisart in der Personalakte; fehlt er, steht die Person in Prüfmappe 08 als „nicht erfasst“ |
| Führungszeugnisse und ihre Wiedervorlage | § 45 Abs. 3 Nr. 2, § 72a SGB VIII | Nachweisart mit Kontrolle alle N Monate (Ihr Abstand); Erinnerung 60 und 30 Tage vorher |
| Nachweise der Beschäftigten: Bescheinigung nach § 43 IfSG für die Küche, Erste-Hilfe-Kurs | je nach Nachweis § 4a Abs. 5 AufenthG, § 43 IfSG, § 34a GewO | Nachweise mit Ablaufdatum in der Personalakte, Warnung 60 und 30 Tage vorher; Prüfmappe 08 mit Stand zum Stichtag |
| Minijobber: Stunden und Verdienst gegen die Grenze | § 8 Abs. 1a und 1b SGB IV; § 17 MiLoG | Der Wächter rechnet jeden Monat mit dem amtlichen Mindestlohn und der Minijob-Grenze und warnt, bevor sie überschritten wird |
Rechenbeispiel: Frühdienst mit Mittagessen in der Gruppe
Eine Erzieherin arbeitet von 7:00 bis 13:15 Uhr. Das sind sechs Stunden und 15 Minuten – mehr als sechs Stunden, also ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten Pflicht (§ 4 ArbZG).
Ruhepause heißt: frei von Arbeit. Wer beim Mittagessen die Gruppe beaufsichtigt, macht keine Pause, auch wenn sie mitisst. Die Pause muss also so liegen, dass jemand anderes die Gruppe übernimmt:
7:00–13:45 Uhr, Pause 12:30–13:00 Uhr = 6 h 15 min Arbeit + 30 min Ruhepause
irot Time prüft das bei jeder Buchung und im Dienstplan: Geht jemand nach mehr als sechs Stunden ohne Pause, erscheint der Hinweis schon vor dem Gehen. Mit der Mindestbesetzung je Gruppe zeigt der Plan, wer die Gruppe in der Pause übernimmt.
Was irot Time in der Kita leistet
Dienstplan nach ÖffnungszeitenModul Schichtplanung
Früh-, Kern- und Spätdienst als Vorschlag nach Mindestbesetzung je Gruppe, Urlaub und Ruhezeit – mit einer Begründung je Dienst. Jede sieht ihren nächsten Dienst am Handy.
Mindestbesetzung je Gruppe
Wie viele je Gruppe da sein müssen, legen Sie fest; Urlaub darf sich überschneiden, solange genug da sind. Der Hinweis kommt beim Antrag, nicht erst am Morgen.
Betreuung und Vorbereitung getrennt
Betreuung, Vorbereitung, Elterngespräch, Dokumentation und Küche als eigene Tätigkeiten – so sieht die Leitung, wie viel Zeit für Vorbereitung tatsächlich bleibt.
Nachweise mit Ablauf
Masernschutz, Führungszeugnis, Belehrung, Erste Hilfe: je Person mit Datum, Erinnerung vor dem Ablauf und Stand zum Stichtag für die Aufsicht.
Belehrungen alle zwei Jahre
Belehrung nach § 34 Abs. 5a IfSG als Unterweisung mit Intervall – gelesen und unterschrieben am Handy oder Terminal, mit Protokoll.
Resturlaub im Blick
Urlaubsanspruch nach Teilzeit anteilig, Resturlaub sichtbar, bevor er verfällt – und mit der Mindestbesetzung je Gruppe.
Stempeln im Personalraum
Ein Tablet genügt – mit PIN oder Chip, auch ohne WLAN. Die Zeit setzt der Server.
Zwölf Sprachen
Jede Person wählt ihre Sprache – am Terminal, am Handy und in den Belehrungen.
Teilzeit, Randzeiten und Vorbereitung: was die Leitung wirklich sieht
In vielen Kitas arbeitet die Mehrheit in Teilzeit, und die Öffnungszeit ist länger als jeder einzelne Dienst. Die Zeiterfassung zeigt dann drei Dinge, die ein Papierplan nicht zeigt: wer in den Randzeiten wie oft dran ist, wie sich das Zeitkonto jeder Teilzeitkraft entwickelt, und wie viel der Arbeitszeit am Kind und wie viel in Vorbereitung und Dokumentation liegt. Ob und wie viel Verfügungszeit angerechnet wird, regeln Landesrecht und Tarif des Trägers – irot Time bucht sie als eigene Tätigkeit, damit die Zahl am Monatsende stimmt.
Eine Rangliste von Personen gibt es nicht, ein Bewegungsprofil auch nicht: erfasst werden Beginn, Ende, Pausen und – wenn gewünscht – die Tätigkeit. Bei einem Träger mit Betriebs- oder Personalrat ist das Mitbestimmungssache; das Muster einer Betriebsvereinbarung liegt bereit.
Belehrung, Masernschutz, Führungszeugnis: drei Fristen, eine Liste
Die Belehrung nach § 34 Abs. 5a IfSG wiederholt sich alle zwei Jahre, der Masernschutz muss vor dem ersten Tag vorliegen, und Führungszeugnisse fordert der Träger in regelmäßigen Abständen neu an. In irot Time sind das zwei Werkzeuge: Unterweisungen mit Intervall, die am Handy gelesen und unterschrieben werden, und Nachweise mit Ablaufdatum oder Kontrollabstand je Person. Die Prüfmappe zeigt beides zum Stichtag – was fehlt, steht als „nicht erfasst“ oben, nicht versteckt in einer Akte.
Vorlagen und Rechner für Kita und Kinderbetreuung
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Dienstplan-Vorlage
Wochenplan als PDF – prüft Pause und Ruhezeit beim Ausfüllen.
ÖffnenPausen- und Ruhezeitrechner
Pause und Ruhezeit für einen Dienst prüfen.
ÖffnenUrlaubsanspruch-Rechner
Anteilig, Teilzeit, Resturlaub – mit PDF-Nachweis.
ÖffnenBetriebsvereinbarung (Muster)
Vollständiger Text als RTF mit Ausfüllhilfe – auch als Vorlage für eine Dienstvereinbarung.
ÖffnenStundenzettel-Generator
Ausfüllen und als PDF oder Excel laden – ohne Anmeldung.
ÖffnenHäufige Fragen
Ist Zeiterfassung in der Kita Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen – auch Kita-Träger. Zeiten über acht Stunden am Werktag sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren; für Minijobber gilt § 17 MiLoG mit der Sieben-Tage-Frist.
Zählt die Mittagspause mit den Kindern als Pause?
Nein, wenn dabei die Gruppe beaufsichtigt wird. Eine Ruhepause ist Zeit, in der nicht gearbeitet wird. Bei mehr als sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pflicht, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten, spätestens nach sechs Stunden am Stück (§ 4 ArbZG). Der Dienstplan muss deshalb festlegen, wer die Gruppe in der Pause übernimmt.
Wie oft muss das Kita-Personal nach dem Infektionsschutzgesetz belehrt werden?
Vor der ersten Tätigkeit und danach mindestens alle zwei Jahre (§ 34 Abs. 5a IfSG). Über die Belehrung wird ein Protokoll erstellt, das drei Jahre aufzubewahren ist. Wer in der Küche mit Lebensmitteln arbeitet, braucht zusätzlich die Bescheinigung nach § 43 IfSG.
Wer muss in der Kita den Masernschutz nachweisen?
Alle nach 1970 Geborenen, die in einer Gemeinschaftseinrichtung nach § 33 Nr. 1 bis 4 IfSG arbeiten – vor Beginn der Tätigkeit, gegenüber der Leitung (§ 20 Abs. 9 IfSG). Ohne Nachweis darf die Person dort nicht tätig werden.
Wie oft braucht es ein neues Führungszeugnis?
Das Gesetz sagt „in regelmäßigen Abständen“ (§ 45 Abs. 3 Nr. 2 und § 72a Abs. 1 SGB VIII), ohne eine feste Frist zu nennen; den Abstand legen Träger, Landesjugendamt oder Vereinbarung fest. In irot Time tragen Sie ihn als Kontrollabstand ein, und die Erinnerung kommt rechtzeitig.
Wird die Arbeit der Erzieherinnen überwacht?
Nein. irot Time erfasst Beginn, Ende und Pausen, auf Wunsch die Tätigkeit – keine Ortung, keine Rangliste, kein Verlauf von Personen. Die Leitung sieht Summen, das Zeitkonto und was das Gesetz verlangt.
Quellen: §§ 3, 4, 5 und 16 ArbZG; § 17 MiLoG (gesetze-im-internet.de, abgerufen 16.10.2026); §§ 20, 33, 34 und 43 IfSG; §§ 45 und 72a SGB VIII (gesetze-im-internet.de, abgerufen 17.10.2026); Mindestlohn 13,90 € und Minijob-Grenze 603 €: MiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268); Bekanntmachung des BMAS nach § 8 Abs. 1a SGB IV vom 7. November 2025 (BAnz AT 20.11.2025 B1) (geprüft 12.09.2026); BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21. Gesetzestexte bei gesetze-im-internet.de. Geprüft von irot, letzte Prüfung 17.10.2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Preis nach Betriebsgröße, nicht pro Kopf
Bis drei Mitarbeiter ist irot Time dauerhaft kostenlos – mit allem, was hier steht, ohne Zahlungsdaten. Ab dem vierten kostet Basis 9 € im Monat für bis zu fünf Personen; das Paket Schichtbetrieb mit den Modulen dieser Branche gibt es ab 17 €. Aushilfen und Teilzeitkräfte kosten innerhalb der Größenstufe nichts extra.
Bis 3 Mitarbeiter dauerhaft kostenlos
Voller Funktionsumfang, keine Zahlungsdaten, keine automatische Verlängerung. Ab dem vierten Mitarbeiter eine Lizenz – alles Erfasste bleibt erhalten.
Was kostet es ab dem vierten Mitarbeiter? Alle Preise · Lieber gleich loslegen? Direkt bestellen · Fragen? time@irot.com