Branchen
Zeiterfassung für Arzt- und Zahnarztpraxis
Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen arbeiten mit langen Sprechstundentagen, vielen Teilzeitkräften und einem hohen Anteil an Frauen im gebärfähigen Alter – mit eigenen Grenzen im Mutterschutz und jährlichen Unterweisungen. irot Time erfasst die Zeit am Tablet am Empfang, führt Gleitzeitkonten, hält die Mindestbesetzung für Empfang und Assistenz und rechnet die Grenzen des Mutterschutzes von selbst mit.
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Kurz gesagt: Für Praxen gilt das Arbeitszeitgesetz ohne Sonderregeln: acht Stunden am Werktag, bis zu zehn mit Ausgleich in sechs Monaten (§ 3 ArbZG), Pausen und elf Stunden Ruhezeit; seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 wird die Arbeitszeit erfasst. Schwangere und Stillende arbeiten höchstens achteinhalb Stunden am Tag und 90 in der Doppelwoche, nicht zwischen 20 und 6 Uhr (§§ 4, 5 MuSchG). Wer mit Röntgen oder Biostoffen umgeht, wird vor Beginn und dann mindestens jährlich unterwiesen (§ 63 StrlSchV, § 14 BioStoffV). Einen allgemeinverbindlichen Tarif für Medizinische Fachangestellte gibt es nicht: es gilt mindestens der gesetzliche Mindestlohn.
Was in der Praxis gilt
Arbeitszeit, Mutterschutz und Unterweisungen – die Regeln, mit Fundstelle.
| Thema | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Zeiterfassung für alle | Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen – unabhängig von Branche und Betriebsgröße. | BAG, 1 ABR 22/21; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG – Zeiterfassung Pflicht 2026: was gilt |
| Arbeitszeit aufzeichnen | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, mindestens zwei Jahre aufbewahren, in Deutschland und auf Deutsch, auf Verlangen am Ort der Beschäftigung bereithalten. Gilt in der Praxis für Minijobber; die Branche steht nicht in § 2a SchwarzArbG. | § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG |
| Höchstarbeitszeit | Acht Stunden am Werktag; bis zu zehn, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. | § 3 ArbZG |
| Ruhepausen | Ab mehr als sechs Stunden 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten; spätestens nach sechs Stunden; Pausen von mindestens 15 Minuten zählen. | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | Nach dem Arbeitstag mindestens elf Stunden ununterbrochen frei. | § 5 Abs. 1 ArbZG |
| Aufzeichnung über acht Stunden | Jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Bereitschaftsdienst über zehn Stunden | Über zehn Stunden am Werktag darf die Arbeitszeit nur ein Tarifvertrag (oder eine Betriebsvereinbarung auf seiner Grundlage) verlängern – wenn regelmäßig und in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft oder Bereitschaftsdienst anfällt. | § 7 Abs. 1 Nr. 1a und 4a ArbZG |
| Mutterschutz: Höchstarbeitszeit | Schwangere und Stillende ab 18 Jahren höchstens achteinhalb Stunden täglich und 90 Stunden in der Doppelwoche, unter 18 höchstens acht und 80; Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern werden zusammengerechnet. | § 4 Abs. 1 MuSchG |
| Mutterschutz: keine Arbeit am Abend | Nicht zwischen 20 und 6 Uhr; bis 22 Uhr nur in dem behördlichen Verfahren nach § 28 MuSchG. | § 5 Abs. 1 MuSchG |
| Mutterschutz: unzulässige Tätigkeiten | Keine Tätigkeiten mit unverantwortbarer Gefährdung durch Gefahrstoffe, Biostoffe der Risikogruppen 2 bis 4 oder ionisierende Strahlung; ein ausreichender Immunschutz schließt die Gefährdung durch bestimmte Erreger in der Regel aus. | § 11 Abs. 1 bis 3 MuSchG |
| Unterweisung Strahlenschutz | Vor Beginn der Tätigkeit oder dem ersten Zutritt zum Kontrollbereich und danach mindestens einmal im Jahr. | § 63 Abs. 1 StrlSchV |
| Unterweisung Biostoffe | Arbeitsplatzbezogen vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich, schriftlich mit Unterschrift, mit Hinweis auf die arbeitsmedizinische Vorsorge. | § 14 Abs. 2 und 3 BioStoffV |
| Minijob-Grenze | 603 € im Monat; zum Mindestlohn von 13,90 € sind das gut 43 Stunden – etwa für Abrechnung oder Empfang am Abend. | § 8 Abs. 1a SGB IV |
Mindestlöhne in der Praxis, Stand 16.10.2026
| Tarif | Gruppe | Stundenlohn am 16.10.2026 | Nächste Stufe |
|---|---|---|---|
| Gesetzlicher MindestlohnMiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268) | alle Beschäftigten, soweit kein Branchenmindestlohn gilt | 13,90 €ab 01.01.2026 | 14,60 €ab 01.01.2027 |
Verordnungstexte gelesen am 10.10.2026 (recht.bund.de) und mit der Übersicht der Branchenmindestlöhne des Zolls abgeglichen; Mindestlohn geprüft am 12.09.2026. Dieselben Werte rechnet irot Time, solange der Betrieb keinen eigenen Satz einträgt – ein höherer Tarif- oder Vertragslohn geht immer vor.
Im Verzeichnis der allgemeinverbindlichen Tarifverträge des BMAS (Stand 01.10.2026) steht für Arzt-, Zahnarzt- oder Therapiepraxen kein Eintrag: Es gilt der gesetzliche Mindestlohn; ein vereinbarter Tarif geht vor.
Wenn morgen der Zoll kommt
Was ein Prüfer in der Praxis sehen will – und wo es in irot Time liegt.
| Der Prüfer will sehen | Grundlage | In irot Time |
|---|---|---|
| Aufzeichnungen der letzten zwei Jahre: je Tag Beginn, Ende und Dauer | § 17 Abs. 1 MiLoG | Jede Stempelung mit Originalzeit; Monatsnachweis je Person als PDF; Prüfmappe 03 mit allen Arbeitsblöcken als CSV |
| Korrekturen mit altem und neuem Wert, Bearbeiter und Grund | § 17 MiLoG; Prüfung durch den Zoll (§ 14 MiLoG) | Prüfmappe 04: Änderungsprotokoll mit Vorher, Nachher, Bearbeiter und Begründung – nachträglich nicht veränderbar |
| Pausen und Ruhezeiten je Tag | §§ 4 und 5 ArbZG | Prüfung bei jeder Buchung mit Hinweis, bevor ein Verstoß entsteht; Prüfmappe 05: Befunde je Tag und Person mit Quelle und Status |
| Tage über acht Stunden und ihr Ausgleich | § 3, § 16 Abs. 2 ArbZG | Überlange Tage als Befund in Prüfmappe 05; der Sechs-Monats-Durchschnitt wird mitgerechnet |
| Mutterschutz: achteinhalb Stunden, 90 in der Doppelwoche, nicht nach 20 Uhr | §§ 4 und 5 MuSchG | Mit dem eingetragenen Mutterschutz gelten diese Grenzen bei jeder Buchung und in der Frühwarnung von selbst; der Grund steht in keiner Warnung |
| Unterweisung Strahlenschutz jährlich | § 63 Abs. 1 StrlSchV | Unterweisung mit Intervall von zwölf Monaten, gelesen und unterschrieben; Prüfmappe 10 je Person und Jahr |
| Unterweisung Biostoffe jährlich, schriftlich mit Unterschrift | § 14 Abs. 2 und 3 BioStoffV | Dasselbe Werkzeug, eigene Unterweisung; die Unterschrift kommt vom Handy oder Terminal |
| Nachweise der Beschäftigten: Kenntnisse im Strahlenschutz, Impfnachweise, Approbation oder Berufsurkunde | je nach Nachweis § 4a Abs. 5 AufenthG, § 43 IfSG, § 34a GewO | Nachweise mit Ablaufdatum in der Personalakte, Warnung 60 und 30 Tage vorher; Prüfmappe 08 mit Stand zum Stichtag |
| Minijobber: Stunden und Verdienst gegen die Grenze | § 8 Abs. 1a und 1b SGB IV; § 17 MiLoG | Der Wächter rechnet jeden Monat mit dem amtlichen Mindestlohn und der Minijob-Grenze und warnt, bevor sie überschritten wird |
Rechenbeispiel: Langer Sprechstundentag, eine schwangere MFA
Dienstags arbeitet das Team von 7:30 bis 18:00 Uhr mit 45 Minuten Pause: neun Stunden und 45 Minuten. Das ist zulässig, wenn im Ausgleichszeitraum der Durchschnitt von acht Stunden hält (§ 3 ArbZG).
Für eine schwangere Medizinische Fachangestellte liegt die Grenze bei achteinhalb Stunden (§ 4 Abs. 1 MuSchG):
7:30–18:00 Uhr = 10 h 30 min − 45 min Pause = 9 h 45 min > 8 h 30 min
Sie geht also spätestens um 16:45 Uhr (mit 45 Minuten Pause). Mit dem eingetragenen Mutterschutz warnt irot Time die Führung eine Stunde vorher und meldet jede Überschreitung bei der Buchung; die Doppelwoche von 90 Stunden und die Grenze von 20 Uhr laufen mit. Der Grund steht in keiner Warnung.
Was irot Time in der Praxis leistet
Gleitzeit um die Sprechzeiten
Zeitkonto je Person mit Korridor; lange und kurze Tage gleichen sich aus, der Stand ist am Handy sichtbar.
Mindestbesetzung am Empfang
Wie viele an Empfang und Assistenz da sein müssen, legen Sie fest; Urlaub darf sich überschneiden, solange genug da sind.
Mutterschutz von selbst
Achteinhalb Stunden, 90 in der Doppelwoche, nicht nach 20 Uhr – geprüft bei jeder Buchung und als Frühwarnung, der Grund nur für Berechtigte.
Unterweisungen jährlich
Strahlenschutz, Biostoffe, Hygiene: mit Intervall, gelesen und unterschrieben am Handy oder Terminal, Stand je Person zum Stichtag.
Nachweise mit Ablauf
Kenntnisse im Strahlenschutz, Impfnachweise, Berufsurkunde – je Person mit Datum und Erinnerung vor dem Ablauf.
Resturlaub im Blick
Urlaubsanspruch nach Teilzeit anteilig, Resturlaub sichtbar, bevor er verfällt.
Stempeln am Empfang
Ein Tablet genügt – mit PIN oder Chip, auch ohne WLAN. Die Zeit setzt der Server.
Lohn an die KanzleiModul Lohn & DATEV
Stunden, Überstunden und Abwesenheiten als DATEV-Datei für LODAS oder Lohn und Gehalt – am Monatsersten.
Mutterschutz in der Praxis: was die Zeiterfassung übernimmt
Ob eine Tätigkeit nach § 11 MuSchG unzulässig ist – Röntgen, Umgang mit Blut, bestimmte Erreger –, entscheidet die Gefährdungsbeurteilung der Praxis, nicht ein Programm. Die Zeit dagegen kann es übernehmen: Ist der Mutterschutz in der Personalakte eingetragen, gelten für diese Person achteinhalb Stunden am Tag, 90 in der Doppelwoche (Sonntage eingerechnet) und das Ende um 20 Uhr – bei jeder Buchung und in der Frühwarnung der Führung. Der Grund steht in keiner Warnung: Die Kolleginnen sehen eine Grenze, nicht eine Schwangerschaft.
Sprechzeiten, Gleitzeit, Abrechnung am Abend
Die Öffnungszeit einer Praxis ist länger als der Dienst jeder einzelnen Mitarbeiterin, und Quartalsende heißt Abrechnung. Mit einem Gleitzeitkonto je Person gleichen sich lange und kurze Tage aus, Überstunden werden sichtbar, bevor sie sich stapeln, und Tätigkeiten wie Anmeldung, Assistenz, Labor, Hygiene oder Abrechnung zeigen, wohin die Zeit geht – als Summe für die Praxis, nicht als Bewertung einzelner.
Vorlagen und Rechner für Arzt- und Zahnarztpraxis
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Pausen- und Ruhezeitrechner
Pause, Zehn-Stunden-Grenze und Ruhezeit für einen Tag prüfen.
ÖffnenUrlaubsanspruch-Rechner
Anteilig, Teilzeit, Resturlaub – mit PDF-Nachweis.
ÖffnenStundenzettel-Generator
Ausfüllen und als PDF oder Excel laden – ohne Anmeldung.
ÖffnenArbeitszeitrechner
Arbeitszeit eines Tages mit Pausen ausrechnen.
ÖffnenBetriebsvereinbarung (Muster)
Vollständiger Text als RTF mit Ausfüllhilfe – für Praxen mit Betriebsrat.
ÖffnenHäufige Fragen
Ist Zeiterfassung in der Arztpraxis Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) erfasst jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit – auch eine Praxis mit zwei Angestellten. Zeiten über acht Stunden sind nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren; für Minijobber gilt § 17 MiLoG mit der Sieben-Tage-Frist.
Wie lange darf eine MFA am Tag arbeiten?
Acht Stunden am Werktag, bis zu zehn, wenn in sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Mehr als sechs Stunden verlangen 30 Minuten Pause, mehr als neun 45 Minuten (§ 4). Über zehn Stunden geht es nur mit Tarifvertrag bei erheblichem Bereitschaftsdienst (§ 7 Abs. 1).
Wie lange darf eine schwangere MFA arbeiten?
Ab 18 Jahren höchstens achteinhalb Stunden täglich und 90 Stunden in der Doppelwoche (§ 4 Abs. 1 MuSchG), nicht zwischen 20 und 6 Uhr (§ 5 Abs. 1). Ob einzelne Tätigkeiten – etwa mit Strahlung oder Biostoffen – unzulässig sind, ergibt die Gefährdungsbeurteilung nach § 11 MuSchG.
Wie oft ist die Unterweisung im Strahlenschutz?
Vor Beginn der Tätigkeit beziehungsweise vor dem ersten Zutritt zum Kontrollbereich und danach mindestens einmal im Jahr (§ 63 Abs. 1 StrlSchV). Für Biostoffe gilt dasselbe Intervall, schriftlich mit Unterschrift (§ 14 BioStoffV).
Gibt es einen Mindestlohn für Medizinische Fachangestellte?
Einen allgemeinverbindlichen Tarif gibt es nicht: Im Verzeichnis des BMAS (Stand 01.10.2026) steht für Praxen kein Eintrag. Es gilt der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 € je Stunde; ein vereinbarter Tarif oder Vertrag geht vor.
Sehen Kolleginnen, wer krank oder schwanger ist?
Nein. Krankmeldungen und Mutterschutz sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) und nur für Berechtigte sichtbar. Im Dienstplan erscheint eine Abwesenheit, nicht der Grund.
Quellen: §§ 3, 4, 5 und 16 ArbZG; § 17 MiLoG (gesetze-im-internet.de, abgerufen 16.10.2026); § 7 ArbZG; §§ 4, 5 und 11 MuSchG; § 63 StrlSchV; § 14 BioStoffV (gesetze-im-internet.de, abgerufen 17.10.2026); Verzeichnis der allgemeinverbindlichen Tarifverträge des BMAS, Stand 01.10.2026 (gelesen 17.10.2026); Mindestlohn 13,90 € und Minijob-Grenze 603 €: MiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268); Bekanntmachung des BMAS nach § 8 Abs. 1a SGB IV vom 7. November 2025 (BAnz AT 20.11.2025 B1) (geprüft 12.09.2026); BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21. Gesetzestexte bei gesetze-im-internet.de. Geprüft von irot, letzte Prüfung 17.10.2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
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Bis 3 Mitarbeiter dauerhaft kostenlos
Voller Funktionsumfang, keine Zahlungsdaten, keine automatische Verlängerung. Ab dem vierten Mitarbeiter eine Lizenz – alles Erfasste bleibt erhalten.
Was kostet es ab dem vierten Mitarbeiter? Alle Preise · Lieber gleich loslegen? Direkt bestellen · Fragen? time@irot.com