Ein Stundenzettel aus Papier ist der Ausgangspunkt fast jeder kleinen Zeiterfassung: handschriftlich eingetragen, am Monatsende abgetippt oder direkt an die Lohnbuchhaltung weitergegeben. Das ist rechtlich zulässig, solange die Aufzeichnung vollständig, lesbar und nachvollziehbar bleibt. Mühsam wird es, sobald eine Person jeden Monat Zettel abtippt oder eine Prüfung Zweifel an der Lückenlosigkeit weckt – genau dann lohnt sich der Umstieg.
Der Ablauf in sechs Schritten
- Betriebsrat einbeziehen, falls vorhanden. Das Wie der Zeiterfassung ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) – früh eingebunden erspart das später Streit. Mehr dazu weiter unten.
- Mitarbeiter anlegen. Einzeln oder per Excel-Import aus der bestehenden Liste, mit Vorschau vor dem Anlegen.
- Stempelstation einrichten. Ein handelsübliches Tablet wird zur Stempeluhr; für Chipkarten genügt ein USB-Kartenleser. Wer unterwegs arbeitet, bekommt den App-Zugang fürs eigene Handy.
- Stichtag festlegen. Es gibt keine automatische Übernahme aus Papierzetteln – sie lassen sich nicht einlesen. Der Umstieg beginnt an einem festen Tag, ab dem ausschließlich digital gestempelt wird.
- Mitarbeiter mitnehmen. Kurz zeigen, wie gestempelt wird, und in der ersten Woche Fragen aus nächster Nähe beantworten – siehe unten.
- Alte Zettel aufbewahren, nicht vernichten. Die Aufbewahrungsfrist läuft unabhängig vom Umstieg weiter – siehe die Fristen weiter unten.
Mitarbeiter übernehmen – mit oder ohne Excel
Für den Start reicht der Name. Personalnummer, Eintrittsdatum, Wochenstunden, Urlaubstage und Resturlaub werden aus einer bestehenden Tabelle mit übernommen, wenn die Spalten vorhanden sind; eine Vorschau zeigt vor dem Anlegen jede Zeile. Wer lieber einzeln anlegt, kann das ebenso tun – beides führt zur selben Mitarbeiterliste. Auf Wunsch druckt der Import direkt die PIN-Liste für die Stempeluhr mit, sodass am ersten Tag niemand ohne Zugang dasteht.
Die Übergangszeit: kein schleichender Wechsel
Es gibt keine Rohdaten aus Papierzetteln, die sich automatisch digitalisieren ließen – der Umstieg beginnt deshalb nicht mit einer Datenübernahme, sondern mit einem Stichtag. Üblich ist, diesen Tag anzukündigen und ab dann ausschließlich digital zu stempeln, statt Papier und App über Wochen parallel zu führen: Zwei gleichzeitig geführte Aufzeichnungen stiften eher Verwirrung, als dass sie Sicherheit geben, und erschweren bei einer Prüfung, welche der beiden maßgeblich ist.
Die Mitarbeiter mitnehmen
Der technische Teil ist der kleinere. Was den Umstieg trägt, sind drei Dinge: zeigen, wie das Stempeln geht – ein Fingertipp an der Stempeluhr oder am eigenen Handy, mehr nicht –, erklären, was nicht erfasst wird (keine Standortdaten, keine Tätigkeitskontrolle), und in der ersten Woche erreichbar sein, wenn jemand nicht weiterkommt. Wer erklärt bekommt, was das System sieht und was nicht, akzeptiert den Wechsel deutlich leichter als jemand, der nur eine neue Anweisung bekommt.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen – eine elektronische Zeiterfassung fällt darunter. In der Praxis wird das in einer Betriebsvereinbarung geregelt, bevor die neue Stempelstation in Betrieb geht. Ausführlich: Zeiterfassung und Betriebsrat, als Vorlage: Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung.
Alte Stundenzettel aufbewahren: die Fristen
Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Umstieg. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobber und die Branchen des § 2a SchwarzArbG – unter anderem Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Transport und Logistik, Gebäudereinigung – gilt zusätzlich § 17 Abs. 1 MiLoG mit derselben Zwei-Jahres-Frist. Die vor dem Stichtag geführten Papierzettel bleiben also im Original oder als Kopie erhalten, bis die Frist für den jeweiligen Zeitraum abgelaufen ist; bei einer Prüfung durch den Zoll müssen sie vorgelegt werden können.
Was es kostet
Bis 3 Mitarbeitende ist irot Time dauerhaft kostenlos, ohne Zahlungsdaten und mit allen Funktionen außer dem KI-Assistenten – für ein kleines Team ist der Umstieg damit ohne laufende Kosten möglich. Wächst der Betrieb darüber hinaus, richtet sich der Preis nach der Betriebsgröße, nicht nach Köpfen: ab 9 €/Monat für bis 5 Mitarbeiter. Ein neuer Kollege innerhalb derselben Größenstufe kostet nichts zusätzlich. Alle Preise
Häufige Fragen
Werden meine alten Papier-Stundenzettel automatisch übernommen?
Nein. Dafür gibt es keine automatische Erfassung – Papier lässt sich nicht einlesen. Der Umstieg beginnt an einem festen Stichtag, ab dem digital gestempelt wird. Die alten Zettel bleiben als Papierarchiv bestehen und werden nicht digitalisiert.
Brauche ich eine teure Stempeluhr oder spezielle Hardware?
Nein. Ein handelsübliches Tablet genügt als Stempelstation; für Chipkarten reicht ein einfacher USB-Kartenleser. Wer unterwegs arbeitet, bekommt den Zugang zur App am eigenen Handy, ohne App-Store.
Wie lange müssen die alten Stundenzettel aufbewahrt werden?
Mindestens zwei Jahre ab dem Zeitpunkt, zu dem die Aufzeichnung zu führen war (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Für Minijobber und die Branchen des § 2a SchwarzArbG gilt zusätzlich § 17 Abs. 1 MiLoG: Die Aufzeichnung muss spätestens am siebten Tag nach der Arbeit vorgelegen haben, aufbewahrt wird sie ebenfalls zwei Jahre. Vor Ablauf dieser Frist dürfen die Zettel nicht vernichtet werden.
Muss der Betriebsrat dem Umstieg zustimmen?
Ob überhaupt erfasst wird, schreibt das Gesetz vor – darüber entscheidet der Betriebsrat nicht. Wie erfasst wird, also mit welchem System und nach welchen Regeln, unterliegt aber der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. In der Praxis wird das in einer Betriebsvereinbarung geregelt.
Lassen sich Mitarbeiter aus einer bestehenden Excel-Liste übernehmen?
Ja. Der Import übernimmt eine Tabelle; nötig ist nur der Name, Personalnummer, Eintrittsdatum, Wochenstunden und Urlaubstage kommen mit, wenn die Spalten vorhanden sind. Vor dem Anlegen zeigt eine Vorschau jede Zeile, und auf Wunsch druckt der Import gleich die PIN-Liste für die Stempeluhr mit.
Was kostet der Umstieg für ein kleines Team?
Bis 3 Mitarbeitende nichts – die Basis ist dauerhaft kostenlos, ohne Zahlungsdaten, mit allen Funktionen außer dem KI-Assistenten. Wächst der Betrieb darüber hinaus, richtet sich der Preis nach der Betriebsgröße, ab 9 € im Monat für bis 5 Mitarbeiter.
Weiterführend
- Stundenzettel-Vorlage (PDF) – für die Übergangszeit oder als Archiv zum Ausdrucken.
- Stundenzettel-Generator – Zeiten am Bildschirm eintragen, fertig als PDF.
- Zeiterfassung mit Excel – wer vor dem Umstieg noch eine rechnende Tabelle braucht.
- Zeiterfassungspflicht – woher die Pflicht kommt und was genau sie verlangt.
Quellen: § 16 Abs. 2 ArbZG; § 17 Abs. 1 MiLoG; § 2a SchwarzArbG; § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21. Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.