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Wann Sie eine brauchen
Gibt es einen Betriebsrat, unterliegt die Einführung und Anwendung einer elektronischen Zeiterfassung der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Nicht mitbestimmt wird, ob erfasst wird – das gibt das Gesetz vor (BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21). Mitbestimmt wird, wie: mit welchem System, welche Daten anfallen, wer sie sieht, wann sie gelöscht werden. Mehr zur Abgrenzung unter Zeiterfassung und Betriebsrat.
Ohne Betriebsrat gibt es keine Betriebsvereinbarung. Die Pflicht zur Erfassung besteht trotzdem – siehe Zeiterfassungspflicht.
Was dieses Muster anders macht
- § 2 Abs. 4: Neue Funktionen brauchen eine neue Zustimmung. Ohne diesen Absatz deckt Ihre Zustimmung nur den heutigen Stand – liefert der Anbieter später eine Standortfunktion nach, ist sie nicht erfasst.
- § 3 mit Negativliste: Es steht ausdrücklich drin, was nicht erfasst wird. Das ist der Absatz, den Betriebsräte am genauesten lesen.
- § 11 auf dem Stand von 2024: Eine Betriebsvereinbarung kann keine Verarbeitung erlauben, die sonst unzulässig wäre (EuGH, 19.12.2024 – C-65/23). Ältere Muster gehen vom Gegenteil aus.
- Keine fertige Verdachtsklausel: Für Ausnahmen bei Verdacht auf Pflichtverletzung steht hier kein vorformulierter Satz, sondern der Hinweis, dass die Zulässigkeit umstritten ist. An dieser Stelle schadet ein Muster mehr, als es hilft.
Der Text
Betriebsvereinbarung über die Erfassung der Arbeitszeit
zwischen [Firma, Rechtsform, Anschrift] – nachfolgend „Arbeitgeber" –
und dem Betriebsrat des Betriebs [Bezeichnung], vertreten durch [Name, Vorsitz] – nachfolgend „Betriebsrat" –
Präambel
Arbeitgeber und Betriebsrat sind sich einig, dass die Arbeitszeit der Beschäftigten vollständig und richtig erfasst wird. Die Pflicht dazu folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21) sowie aus § 16 Abs. 2 ArbZG.
Die Einführung und Anwendung des dafür eingesetzten technischen Systems unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Diese Vereinbarung regelt, wie erfasst wird, welche Daten dabei entstehen, wer sie sehen darf und wann sie gelöscht werden. Sie stellt zugleich sicher, dass die Erfassung nicht der Verhaltens- oder Leistungskontrolle dient (§ 75 Abs. 2 BetrVG).
§ 1 Geltungsbereich anpassen
(1) Räumlich: [Betrieb / Betriebsstätten / Gemeinschaftsbetrieb]
(2) Persönlich: alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 1 BetrVG. Nicht erfasst sind leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG. [Regeln, ob Auszubildende, Aushilfen, Leiharbeitnehmer und Praktikanten einbezogen sind.]
(3) Sachlich: die Erfassung der Arbeitszeit mit dem in § 2 genannten System.
§ 2 Gegenstand und eingesetztes System anpassen
(1) Eingesetzt wird [Produktname, Hersteller, Version].
(2) Betriebsform: [im eigenen Rechenzentrum / als Dienst beim Anbieter]. Im zweiten Fall: Ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO liegt vor und ist als Anlage beigefügt.
(3) Erfassungswege: [Terminal am Eingang / Chipkarte / Smartphone / Browser]
(4) Die Änderung des Systems oder die Aktivierung weiterer Funktionen, die personenbezogene Daten verarbeiten, bedarf der vorherigen Zustimmung des Betriebsrats. Das gilt auch für Funktionen, die der Anbieter im Rahmen einer Aktualisierung hinzufügt.
§ 3 Erfasste Daten anpassen
(1) Erfasst werden ausschließlich:
- Name, Personalnummer, Organisationseinheit
- Beginn und Ende der Arbeitszeit
- Beginn und Ende der Pausen
- Art der Abwesenheit (Urlaub, Krankheit ohne Diagnose, Freistellung, Fortbildung)
- Zeitpunkt, Urheber und Begründung von Korrekturen
(2) Nicht erfasst werden insbesondere: Standort- und Bewegungsdaten, biometrische Daten, Inhalte der Tätigkeit, Bildschirm-, Anwendungs- oder Tastaturdaten, Daten aus Telefonie, E-Mail oder Kalender.
§ 4 Zweckbindung
(1) Die Daten werden ausschließlich verwendet für:
- die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten
- die Entgeltabrechnung
- die Verwaltung von Arbeitszeitkonten, Urlaub und Abwesenheiten
- die Einhaltung von Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten
- die Erfüllung von Auskunftspflichten gegenüber Behörden
(2) Eine Verwendung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ist ausgeschlossen. [Falls für Verdachtsfälle eine Ausnahme gewünscht ist, muss sie hier ausdrücklich und eng geregelt werden – einschließlich der Beteiligung des Betriebsrats. Die Zulässigkeit solcher Klauseln ist umstritten; hierzu bitte Rechtsrat einholen.]
(3) Automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO finden nicht statt.
§ 5 Zugriffsberechtigungen anpassen
(1) Zugriff erhalten ausschließlich:
| Rolle | Zugriff |
|---|---|
| Beschäftigte | die eigenen Daten, jederzeit |
| Vorgesetzte | Zeiten und Abwesenheiten der Beschäftigten des eigenen Bereichs [Bereich benennen] |
| Personalabteilung | [Umfang benennen] |
| Entgeltabrechnung | die für die Abrechnung erforderlichen Daten |
| Administration | technischer Zugriff ohne fachliche Auswertung, jeder Zugriff protokolliert |
| Betriebsrat | Einsicht im Rahmen des § 80 Abs. 2 BetrVG, ohne Genehmigungsrechte |
(2) Das Berechtigungskonzept ist als Anlage beigefügt und wird bei Änderungen fortgeschrieben.
§ 6 Korrekturen
(1) Nachträgliche Änderungen erfasster Zeiten sind nur mit Begründung zulässig.
(2) Jede Änderung wird mit Zeitpunkt, Urheber und Begründung protokolliert; die ursprüngliche Buchung bleibt erkennbar.
(3) Beschäftigte werden über Änderungen an ihren Daten unterrichtet.
§ 7 Aufbewahrung und Löschung anpassen
(1) Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG: mindestens zwei Jahre.
(2) Soweit die Daten zugleich Lohnunterlagen sind, gelten die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen. [Konkrete Fristen des Betriebs eintragen.]
(3) Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. [Verfahren und Turnus beschreiben.]
(4) Protokolldaten nach § 5 und § 6: [Frist eintragen.]
§ 8 Rechte der Beschäftigten
(1) Beschäftigte können ihre eigenen Daten jederzeit einsehen.
(2) Vor der Inbetriebnahme werden die Beschäftigten nach Art. 13 DSGVO darüber unterrichtet, welche Daten erfasst werden, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange sie gespeichert bleiben und welche Rechte ihnen zustehen. Die Unterrichtung erfolgt in Textform.
(3) Die Rechte aus Art. 15 bis 18 DSGVO bleiben unberührt.
(4) Beschwerden können an den Betriebsrat und an [Datenschutzbeauftragte/r, Kontakt] gerichtet werden.
§ 9 Auswertungen anpassen
(1) Regelmäßig erstellt werden ausschließlich: [abschließend aufzählen, z. B. monatliche Summen je Beschäftigtem, anonymisierte Kennzahlen je Abteilung]
(2) Weitere Auswertungen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Betriebsrats.
(3) Personenbezogene Auswertungen zum Zweck des Leistungsvergleichs zwischen Beschäftigten finden nicht statt.
§ 10 Technische und organisatorische Maßnahmen
(1) Der Arbeitgeber trifft die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen Maßnahmen, insbesondere Zugriffsschutz, Verschlüsselung der Übertragung, ein dokumentiertes Berechtigungskonzept und die Protokollierung administrativer Zugriffe. Die Maßnahmen sind als Anlage beigefügt.
§ 11 Datenschutzrechtliche Einordnung
(1) Die Erfassung und die Aufbewahrung der Arbeitszeit stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 16 Abs. 2 ArbZG und § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; die Verwendung für die Entgeltabrechnung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
(2) Diese Vereinbarung ist eine Kollektivvereinbarung im Sinne des Art. 88 Abs. 1 DSGVO. Sie kann Datenverarbeitungen nur regeln, soweit diese nach der DSGVO ohnehin zulässig sind. Die Vorgaben der Art. 5, 6 und 9 DSGVO dürfen durch eine Betriebsvereinbarung nicht unterschritten werden, und die Vereinbarung unterliegt in vollem Umfang der gerichtlichen Kontrolle (EuGH, Urteil vom 19.12.2024 – C-65/23; im Anschluss BAG, Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21).
(3) Art. 88 Abs. 2 DSGVO verlangt zusätzlich angemessene und besondere Maßnahmen zur Wahrung der Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der Beschäftigten.
(4) [Prüfen: Bei systematischer Erfassung kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein. Ob das hier der Fall ist, ist im Einzelfall zu beurteilen.]
§ 12 Inkrafttreten, Laufzeit, Kündigung anpassen
(1) Diese Vereinbarung tritt am [Datum] in Kraft.
(2) Sie kann mit einer Frist von [drei] Monaten zum Monatsende gekündigt werden.
(3) [Regeln, ob die Nachwirkung nach § 77 Abs. 6 BetrVG gewollt ist oder ausgeschlossen wird.]
(4) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, verpflichten sich die Betriebsparteien, sie unverzüglich durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem verfolgten Zweck möglichst nahekommt.
[Ort], den [Datum]
Ausfüllhilfe: die markierten Stellen
Zu jeder Stelle, die Sie anpassen müssen: was dort hingehört – und was passiert, wenn sie offen bleibt. Die Reihenfolge ist die des Dokuments.
§ 1 Geltungsbereich
Was da hingehört: Tragen Sie ein, für welche Standorte und für welche Personengruppen die Vereinbarung gilt. Leiharbeitnehmer sind der häufigste Zweifelsfall: betriebsverfassungsrechtlich zählen sie zum Entleiherbetrieb, ihr Arbeitsvertrag besteht aber beim Verleiher.
Was passiert, wenn es fehlt: Bleibt der Geltungsbereich offen, ist im Streitfall unklar, für wen die Schutzregeln dieser Vereinbarung überhaupt gelten. Wer vergessen wird, fällt auf die allgemeine Rechtslage zurück – ohne die Zusagen aus § 3 und § 4.
§ 2 Gegenstand und eingesetztes System
Was da hingehört: Benennen Sie das System so genau, dass man es wiedererkennt – Produkt, Hersteller, Version –, und wo es läuft. Absatz 4 müssen Sie nicht anpassen; lassen Sie ihn bitte stehen.
Was passiert, wenn es fehlt: Ohne Absatz 4 deckt Ihre Zustimmung nur den heutigen Stand. Liefert der Anbieter später eine Standort- oder Auswertungsfunktion nach, ist sie von der Vereinbarung nicht erfasst – und niemand merkt es, weil sich an der Vereinbarung nichts geändert hat.
§ 3 Erfasste Daten
Was da hingehört: Streichen Sie, was Ihr System nicht erfasst, und ergänzen Sie, was es zusätzlich erfasst. Die Liste soll abschließend sein – sie ist der Kern dessen, was der Betriebsrat zusagt.
Was passiert, wenn es fehlt: Eine unvollständige Aufzählung wirkt gegen Sie: Daten, die tatsächlich anfallen, aber nicht genannt sind, stehen ohne Grundlage da. Die zweite Liste (was nicht erfasst wird) ist der Absatz, den Betriebsräte am genauesten lesen – ihn zu kürzen kostet Vertrauen, nicht Arbeit.
§ 5 Zugriffsberechtigungen
Was da hingehört: Legen Sie je Rolle fest, wer welche Daten sieht – und zwar so eng wie möglich. Bei Vorgesetzten gehört dazu, welcher Bereich gemeint ist.
Was passiert, wenn es fehlt: Ein pauschales „Vorgesetzte sehen alles" ist der Punkt, an dem eine Vereinbarung ihre Schutzwirkung verliert. Die DSGVO verlangt, dass nur verarbeitet wird, was erforderlich ist; eine zu weite Rolle lässt sich damit nicht rechtfertigen, auch wenn der Betriebsrat zugestimmt hat.
§ 7 Aufbewahrung und Löschung
Was da hingehört: Tragen Sie die Fristen ein, die in Ihrem Betrieb tatsächlich gelten, und beschreiben Sie, wie gelöscht wird – von Hand, automatisch, in welchem Turnus.
Was passiert, wenn es fehlt: „Nach den gesetzlichen Fristen" ohne Zahl ist keine Regelung, sondern eine Verschiebung. In der Praxis wird dann nie gelöscht, und die Daten häufen sich über Jahre – der häufigste Befund bei einer Prüfung.
§ 9 Auswertungen
Was da hingehört: Zählen Sie auf, welche Auswertungen regelmäßig laufen sollen. Alles, was nicht in der Liste steht, braucht später eine neue Zustimmung – das ist gewollt.
Was passiert, wenn es fehlt: Bleibt die Liste leer oder offen formuliert, läuft Absatz 2 leer: Wenn alles als „regelmäßig" gilt, muss nie jemand gefragt werden. Genau daran scheitern Vereinbarungen, die auf dem Papier gut aussehen.
§ 12 Inkrafttreten, Laufzeit, Kündigung
Was da hingehört: Datum und Kündigungsfrist eintragen und entscheiden, ob die Vereinbarung nach einer Kündigung weitergelten soll, bis eine neue geschlossen ist (Nachwirkung).
Was passiert, wenn es fehlt: Ohne Regelung zur Nachwirkung streitet man nach der Kündigung darüber, ob die Schutzregeln noch gelten – in dem Moment, in dem sie am nötigsten sind. Entscheiden Sie es vorher, in die eine oder andere Richtung.
Häufige Fragen
Braucht jede Zeiterfassung eine Betriebsvereinbarung?
Nur, wenn es einen Betriebsrat gibt. Dann unterliegt die Einführung und Anwendung eines technischen Systems, das Verhalten oder Leistung überwachen kann, der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – und eine elektronische Zeiterfassung fällt darunter. Ohne Betriebsrat gibt es keine Betriebsvereinbarung; die Pflicht zur Erfassung besteht trotzdem.
Darf der Betriebsrat die Zeiterfassung verhindern?
Nein. Ob erfasst wird, gibt das Gesetz vor – darüber wird nicht mitbestimmt. Mitbestimmt wird, wie erfasst wird: mit welchem System, welche Daten, wer sie sieht, wie lange sie bleiben. Genau das regelt dieses Muster.
Kann eine Betriebsvereinbarung Datenverarbeitungen erlauben?
Nur solche, die ohnehin zulässig sind. Der Europäische Gerichtshof hat am 19. Dezember 2024 entschieden (C-65/23), dass eine Betriebsvereinbarung die Vorgaben der DSGVO nicht unterschreiten darf und in vollem Umfang gerichtlich überprüfbar ist. Ältere Muster gehen oft vom Gegenteil aus.
In welchem Format kommt das Muster?
Als RTF-Datei. Die öffnet in Word, LibreOffice und Pages und lässt sich bearbeiten – anders als ein PDF. Das ist nötig, weil die markierten Stellen vor der Unterschrift ersetzt werden müssen.
Ist das Muster auf irot Time zugeschnitten?
Nein. Es benennt kein Produkt; in § 2 tragen Sie ein, welches System Sie einsetzen. Wir haben es geschrieben, weil wir Zeiterfassung verkaufen – nutzbar ist es mit jedem System.
Quellen: § 87 Abs. 1 Nr. 6, § 75 Abs. 2, § 77 Abs. 6, § 80 Abs. 2, § 5 BetrVG; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; § 16 Abs. 2 ArbZG; Art. 5, 6, 9, 13, 15–18, 22, 28, 32, 35, 88 DSGVO; BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21; EuGH, Urteil vom 19.12.2024 – C-65/23; BAG, Urteil vom 08.05.2025 – 8 AZR 209/21. Stand: 25. September 2026. Dieses Muster ersetzt keine Rechtsberatung.