Branchen
Zeiterfassung für Sicherheitsdienste
Wach- und Sicherheitsunternehmen zeichnen Beginn, Ende und Dauer jedes Dienstes binnen sieben Tagen auf, bewahren sie zwei Jahre auf und setzen nur Personal mit Unterrichtungsnachweis oder Sachkundeprüfung ein. irot Time plant die Schichten je Objekt, stempelt am Einsatzort, hält die § 34a-Nachweise mit Ablaufdatum und rechnet Nacht- und Feiertagszuschläge.
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Kurz gesagt: Das Wach- und Sicherheitsgewerbe steht in § 2a Abs. 1 Nr. 10 SchwarzArbG: Aufzeichnung nach § 17 MiLoG für alle, Ausweis im Dienst, schriftlicher Hinweis des Arbeitgebers. Dazu § 34a GewO: Beschäftigt werden dürfen nur zuverlässige Personen mit IHK-Unterrichtungsnachweis, für bestimmte Tätigkeiten mit Sachkundeprüfung. Sonntagsdienst ist im Bewachungsgewerbe erlaubt (§ 10 Abs. 1 Nr. 13 ArbZG) – mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei, jeder gearbeitete bringt einen Ersatzruhetag. Der Zoll zählt das Sicherheitsgewerbe zu den Branchen seiner bundesweiten Schwerpunktprüfungen 2025.
Was im Sicherheitsdienst gilt
Rund um die Uhr, in wechselnden Objekten, mit Nachweispflichten für jede Wachperson. Die Regeln, mit Fundstelle.
| Thema | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Arbeitszeit aufzeichnen | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, mindestens zwei Jahre aufbewahren, in Deutschland und auf Deutsch, auf Verlangen am Ort der Beschäftigung bereithalten. Gilt im Wach- und Sicherheitsgewerbe für alle Beschäftigten. | § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG |
| Ausweis mitführen und darauf hinweisen | Wer im Wach- und Sicherheitsgewerbe arbeitet, hat Personalausweis oder Pass bei der Arbeit dabei und zeigt ihn dem Zoll auf Verlangen. Der Arbeitgeber weist jede und jeden vorher nachweislich und schriftlich darauf hin, bewahrt den Hinweis auf und legt ihn bei einer Prüfung vor. | § 2a Abs. 1 Nr. 10 und Abs. 2 SchwarzArbG |
| Wachpersonal | Beschäftigt werden dürfen nur Personen, die zuverlässig sind und mit einer Bescheinigung der IHK nachweisen, dass sie über die rechtlichen und fachlichen Grundlagen unterrichtet worden sind; für bestimmte Tätigkeiten ist zusätzlich die Sachkundeprüfung vor der IHK nötig. | § 34a Abs. 1a GewO |
| Sonn- und Feiertage | Beschäftigte im Bewachungsgewerbe und bei der Bewachung von Betriebsanlagen dürfen an Sonn- und Feiertagen beschäftigt werden, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können. Mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei, und für jeden Sonntag gibt es einen Ersatzruhetag binnen zwei Wochen. | § 10 Abs. 1 Nr. 13, § 11 Abs. 1 und 3 ArbZG |
| Nachtzeit und Nachtarbeit | Nachtzeit ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr. Nachtarbeit ist jede Arbeit mit mehr als zwei Stunden in der Nachtzeit; Nachtarbeitnehmer ist, wer normalerweise in Wechselschicht nachts arbeitet oder an mindestens 48 Tagen im Jahr. | § 2 Abs. 3 bis 5 ArbZG |
| Grenzen für Nachtarbeitnehmer | Acht Stunden am Werktag; bis zu zehn nur, wenn innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Ohne Tarifregelung steht Nachtarbeitnehmern für die Nachtstunden ein angemessener Zuschlag oder bezahlte freie Tage zu; arbeitsmedizinische Untersuchung alle drei Jahre, ab 50 jährlich. | § 6 Abs. 2, 3 und 5 ArbZG |
| Steuerfreie Zuschläge | Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit bleiben steuerfrei bis 25 % für Nachtarbeit, 50 % für Sonntagsarbeit, 125 % an gesetzlichen Feiertagen und am 31.12. ab 14 Uhr, 150 % am 24.12. ab 14 Uhr, am 25./26.12. und am 1. Mai – vom Grundlohn, höchstens 50 € je Stunde. Nachtarbeit im Sinne dieser Vorschrift ist die Arbeit von 20 bis 6 Uhr, Sonntags- und Feiertagsarbeit die von 0 bis 24 Uhr des Tages; beginnt die Nachtarbeit vor 0 Uhr, gelten von 0 bis 4 Uhr 40 %. | § 3b Abs. 1 bis 3 EStG |
| Höchstarbeitszeit | Acht Stunden am Werktag; bis zu zehn, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. | § 3 ArbZG |
| Aufzeichnung über acht Stunden | Jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag ist aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Ruhepausen | Ab mehr als sechs Stunden 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten; spätestens nach sechs Stunden; Pausen von mindestens 15 Minuten zählen. | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit | Nach dem Arbeitstag mindestens elf Stunden ununterbrochen frei. | § 5 Abs. 1 ArbZG |
| Branchenmindestlohn | Einen bundesweiten Branchenmindestlohn gibt es nur für Sicherheitskräfte an Verkehrsflughäfen (4. VFlughSiKArbbV); sonst gilt mindestens der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 € – ein Tarifvertrag des Landes kann mehr verlangen. | Übersicht der Branchenmindestlöhne des Zolls, gelesen 06.10.2026 |
| Minijob-Grenze | 603 € im Monat; zum Mindestlohn von 13,90 € sind das gut 43 Stunden – typisch für Veranstaltungsdienste am Wochenende. | § 8 Abs. 1a SGB IV |
| Haftung für Nachunternehmer | Wer einen anderen Unternehmer mit Dienst- oder Werkleistungen beauftragt, haftet für dessen Mindestlohn wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat – auch für weitere Nachunternehmer in der Kette. | § 14 AEntG; § 13 MiLoG |
Mindestlöhne im Sicherheitsdienst, Stand 16.10.2026
| Tarif | Gruppe | Stundenlohn am 16.10.2026 | Nächste Stufe |
|---|---|---|---|
| Gesetzlicher MindestlohnMiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268) | alle Beschäftigten, soweit kein Branchenmindestlohn gilt | 13,90 €ab 01.01.2026 | 14,60 €ab 01.01.2027 |
Verordnungstexte gelesen am 10.10.2026 (recht.bund.de) und mit der Übersicht der Branchenmindestlöhne des Zolls abgeglichen; Mindestlohn geprüft am 12.09.2026. Dieselben Werte rechnet irot Time, solange der Betrieb keinen eigenen Satz einträgt – ein höherer Tarif- oder Vertragslohn geht immer vor.
Wenn morgen der Zoll kommt
Was ein Prüfer im Sicherheitsdienst sehen will – und wo es in irot Time liegt.
| Der Prüfer will sehen | Grundlage | In irot Time |
|---|---|---|
| Aufzeichnungen der letzten zwei Jahre: je Tag Beginn, Ende und Dauer | § 17 Abs. 1 MiLoG | Jede Stempelung mit Originalzeit; Monatsnachweis je Person als PDF; Prüfmappe 03 mit allen Arbeitsblöcken als CSV |
| Korrekturen mit altem und neuem Wert, Bearbeiter und Grund | § 17 MiLoG; Prüfung durch den Zoll (§ 14 MiLoG) | Prüfmappe 04: Änderungsprotokoll mit Vorher, Nachher, Bearbeiter und Begründung – nachträglich nicht veränderbar |
| Der schriftliche Hinweis auf die Ausweispflicht – für jede und jeden, mit Datum | § 2a Abs. 2 SchwarzArbG (Abs. 1 Nr. 10) | Hinweis als Dokument mit Lesebestätigung und Unterschrift; Prüfmappe 07 zeigt je Person, wann er erteilt wurde – „nicht erfasst“ fällt sofort auf |
| Unterrichtungsnachweis oder Sachkundeprüfung und Zuverlässigkeit je Wachperson | § 34a Abs. 1a GewO | Nachweise mit Ablaufdatum und Kopie in der Personalakte; der Dienstplan warnt, wenn jemand ohne gültigen Nachweis eingeteilt wird; Prüfmappe 08 |
| Papiere der Nachunternehmer und wer von ihnen wann vor Ort war | § 14 AEntG; § 13 MiLoG; § 48b EStG | Nachunternehmer mit Papieren und Ablaufdatum; ihre Leute stempeln mit Gastcode nur Kommen und Gehen; Prüfmappe 09 mit Monatsliste je Firma |
| Minijobber: Stunden und Verdienst gegen die Grenze | § 8 Abs. 1a und 1b SGB IV; § 17 MiLoG | Der Wächter rechnet jeden Monat mit dem amtlichen Mindestlohn und der Minijob-Grenze und warnt, bevor sie überschritten wird |
| Nachtstunden je Person für Zuschläge und die Acht-Stunden-Grenze | § 2 Abs. 3, § 6 Abs. 2 ArbZG | Nachtstunden aus den Stempelungen; Zuschläge nach Ihrem Regelwerk; Befunde in Prüfmappe 05 |
| Sonntage und Ersatzruhetage je Person | § 11 Abs. 1 und 3 ArbZG | Sonntagsdienste je Person im Dienstplan; Ersatzruhetag als Vorgabe im Vorschlag |
| Pausen und Ruhezeiten je Tag | §§ 4 und 5 ArbZG | Prüfung bei jeder Buchung mit Hinweis, bevor ein Verstoß entsteht; Prüfmappe 05: Befunde je Tag und Person mit Quelle und Status |
| Tage über acht Stunden und ihr Ausgleich | § 3, § 16 Abs. 2 ArbZG | Überlange Tage als Befund in Prüfmappe 05; der Sechs-Monats-Durchschnitt wird mitgerechnet |
| Unterweisungen: Objektmappe vor dem ersten Dienst, Dienstanweisungen, jährliche Unterweisung nach § 12 ArbSchG | § 12 ArbSchG; § 43 Abs. 4 IfSG | Unterweisungen mit Intervall, Lesen und Unterschrift am Handy oder Terminal; Prüfmappe 10 je Person und Jahr |
Rechenbeispiel: Objektschutz, der jeden Sonntag läuft
Von 52 Sonntagen im Jahr müssen je Person mindestens 15 beschäftigungsfrei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Für jeden gearbeiteten Sonntag gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, für einen Feiertag innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3).
52 − 15 = höchstens 37 Sonntagsdienste je Person – und 37 Ersatzruhetage im Plan
Der Dienstplanvorschlag von irot Time verteilt die Sonntage, hält die Ersatzruhetage frei und prüft die elf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten. Für die Sonntagsstunden bleibt ein Zuschlag bis 50 % steuerfrei (§ 3b EStG) – die Höhe sagt Ihr Tarif.
Was irot Time im Sicherheitsdienst leistet
Dienst- und SchichtplanungModul Schichtplanung
Der Wochenplan für Objektschutz und Revier entsteht als Vorschlag nach Mindestbesetzung, Urlaub, Ruhezeit und Nachweisen – mit Begründung je Dienst.
Nachweise nach § 34a
Unterrichtung, Sachkunde, Zuverlässigkeit – mit Ablaufdatum in der Personalakte; der Plan warnt, bevor jemand ohne gültigen Nachweis eingeteilt wird.
Zuschläge für Nacht- und FeiertagsdienstModul Lohn & DATEV
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge aus den gebuchten Zeiten, mit den Sätzen Ihres Tarifs, fertig für DATEV.
Stempeln am Einsatzort
Wachleute stempeln am eigenen Handy (Zeiterfassung per Handy) im Objekt – per QR-Code am Eingang oder direkt, freigeschaltet für die, die es brauchen. Keine Ortung.
Wachbuch und KontrollgängeModul Aufgaben
Kontrollgänge mit Stationen, Ereignisse im Wachbuch, Übergabe an die nächste Schicht – je Objekt, mit Monatsbericht für den Auftraggeber.
ObjektmappeModul Aufgaben
Zugänge, Abläufe, Verbote – gelesen und unterschrieben vor dem ersten Dienst; nie Codes oder Passwörter.
Ruhezeit zwischen Diensten
Elf Stunden nach § 5 ArbZG – irot Time prüft das bei jedem Schichtwechsel.
Anwesenheit auf einen Blick
Wer gerade im Dienst ist, steht für die Einsatzleitung sofort bereit – je Objekt.
Der schriftliche Hinweis auf die Ausweispflicht – die Pflicht, die fast jeder übersieht
§ 2a SchwarzArbG verlangt zweierlei. Erstens: Wer im Wach- und Sicherheitsgewerbe arbeitet, führt Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mit und legt ihn dem Zoll auf Verlangen vor (Abs. 1 Nr. 10). Zweitens – und das ist der Teil, nach dem bei einer Prüfung gefragt wird: Der Arbeitgeber hat jede und jeden Beschäftigten vor Beginn der Arbeit nachweislich und schriftlich auf diese Pflicht hinzuweisen, den Hinweis für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren und ihn bei der Prüfung vorzulegen (Abs. 2).
In irot Time ist der Hinweis ein Dokument, das jede neue Person beim ersten Anmelden liest und unterschreibt – am Handy oder am Terminal. Die Prüfmappe führt in Liste 07 je Person das Datum des Hinweises; wer noch fehlt, steht mit „nicht erfasst“ oben. Beim Einstellen über das Handy (Einstellung) gehört der Hinweis zu den Unterlagen, die die Person vor dem ersten Arbeitstag abhakt.
§ 34a GewO: welche Nachweise der Dienstplan kennen muss
Ein Bewachungsunternehmen darf mit Bewachungsaufgaben nur Personen beschäftigen, die die erforderliche Zuverlässigkeit besitzen und mit einer Bescheinigung der Industrie- und Handelskammer nachweisen, dass sie über die rechtlichen und fachlichen Grundlagen unterrichtet worden sind; für bestimmte Tätigkeiten ist zusätzlich die vor der IHK abgelegte Sachkundeprüfung nötig (§ 34a Abs. 1a GewO).
In irot Time sind diese Nachweise Teil der Personalakte, mit Kopie, Gültigkeit und Ablaufwarnung 60 und 30 Tage vorher. Ein Objekt oder ein Dienst kann einen Nachweis verlangen – der Dienstplan warnt dann beim Einteilen, und das Terminal beim Kommen. Gesperrt wird nie: Entscheiden bleibt Sache der Einsatzleitung, aber sie sieht es vorher. Die Prüfmappe listet alle Nachweise mit Stand zum Stichtag.
Vorlagen und Rechner für Sicherheitsdienste
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Dienstplan-Vorlage
Schichtplan als PDF – prüft Pause und Ruhezeit beim Ausfüllen.
ÖffnenPausen- und Ruhezeitrechner
Pause, Zehn-Stunden-Grenze und Ruhezeit für einen Dienst prüfen.
ÖffnenStundenzettel Woche
Eine Kalenderwoche je Blatt – Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit, Unterschrift.
Herunterladen (PDF)Betriebsvereinbarung (Muster)
Vollständiger Text als RTF mit Ausfüllhilfe.
ÖffnenZeiterfassung mit Excel
Vorlage mit echten Formeln – und wo Excel im Objektschutz endet.
ÖffnenHäufige Fragen
Ist Zeiterfassung im Sicherheitsdienst Pflicht?
Ja. Das Wach- und Sicherheitsgewerbe steht in § 2a Abs. 1 Nr. 10 SchwarzArbG; deshalb gilt § 17 Abs. 1 MiLoG für alle Beschäftigten: Beginn, Ende und Dauer jedes Dienstes spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzeichnen, mindestens zwei Jahre aufbewahren. Fehlende Aufzeichnungen kosten bis zu 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG).
Welche Nachweise brauchen Wachleute?
Zuverlässigkeit und eine Bescheinigung der IHK über die Unterrichtung in den rechtlichen und fachlichen Grundlagen; für bestimmte Tätigkeiten zusätzlich die Sachkundeprüfung vor der IHK (§ 34a Abs. 1a GewO). irot Time führt diese Nachweise mit Ablaufdatum und warnt beim Einteilen.
Darf ich jemanden ohne Unterrichtungsnachweis einsetzen?
Nein – § 34a Abs. 1a GewO erlaubt die Beschäftigung mit Bewachungsaufgaben nur mit Nachweis. Deshalb hängt in irot Time der Nachweis am Dienst: Wer ohne gültigen Nachweis eingeteilt wird, löst eine Warnung im Plan und am Terminal aus. Gesperrt wird nicht; entscheiden bleibt Sache der Einsatzleitung.
Wie viele Sonntage darf eine Wachperson arbeiten?
Höchstens 37: Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Jeder gearbeitete Sonntag bringt einen Ersatzruhetag binnen zwei Wochen, ein Feiertag binnen acht Wochen (§ 11 Abs. 3). Sonntagsdienst selbst ist im Bewachungsgewerbe erlaubt (§ 10 Abs. 1 Nr. 13).
Welche Zuschläge sind im Sicherheitsdienst steuerfrei?
Bis 25 % für Nachtarbeit (von 0 bis 4 Uhr 40 %, wenn die Arbeit vor 0 Uhr begann), 50 % für Sonntagsarbeit, 125 % an Feiertagen und 150 % an Weihnachten und am 1. Mai – vom Grundlohn, höchstens 50 € je Stunde (§ 3b EStG). Ob und wie viel gezahlt wird, sagt Ihr Tarifvertrag; irot Time liefert die Stunden je Zuschlagsart.
Funktioniert die Zeiterfassung im Objekt ohne Ortung?
Ja. Der QR-Code am Objekt sagt nur, welches Objekt beim Stempeln gewählt wurde; die Uhrzeit setzt der Server. Keine Ortung, kein Bewegungsprofil, keine Fotos. Kontrollgänge mit Stationen werden gesondert und nur im Dienst erfasst.
Quellen: § 17 Abs. 1 und 2 MiLoG; § 2a Abs. 1 Nr. 10 und Abs. 2 SchwarzArbG; § 34a Abs. 1a GewO; §§ 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11 und 16 ArbZG; § 3b EStG (gesetze-im-internet.de, abgerufen 16.10.2026); § 14 AEntG; § 13 MiLoG (abgerufen 07.10.2026); § 8 Abs. 1a SGB IV (abgerufen 29.09.2026); § 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG (abgerufen 16.10.2026); Übersicht der Branchenmindestlöhne des Zolls (4. VFlughSiKArbbV), gelesen 06.10.2026; Mindestlohn 13,90 € und Minijob-Grenze 603 €: MiLoV5 vom 5. November 2025, § 1 Nr. 1 (BGBl. 2025 I Nr. 268); Bekanntmachung des BMAS nach § 8 Abs. 1a SGB IV vom 7. November 2025 (BAnz AT 20.11.2025 B1) (geprüft 12.09.2026); Zoll: Jahresbilanz der Finanzkontrolle Schwarzarbeit 2025, Pressemitteilung vom 20.02.2026, gelesen 16.10.2026. Gesetzestexte bei gesetze-im-internet.de. Geprüft von irot, letzte Prüfung 16.10.2026. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
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